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泉州市丰泽兴华五金有限公司 订单受理制度 兴业字(00002)号 1. 目的:为了规范订单受理流程,特制订本制度。2. 范围:常规产品订单,不包括新产品开发订单。
3. 工作程序: 3.1 订单接收: 3.1.1 产品报价: (1)客户只需报价：业务部在接到订单时,应先将客户产品加工价格、订单数量、产品要求(如: 表面处理)、包装要求、交货地点记录清楚后再将报价单送交财务部核算产品盈利后交业务 经理报价，待报价确认后再进行合同评审。（若暂未能核算，应在生产后及时进行成本核算 便于下次客户订货时进行核算） (2)客户需报价和交期:业务部应将报价工作与合同评审工作同时进行。
(3)固定价格:免报价. 3.1.2 订单登记: (1)跟单员将订单登记在《客户订单进度跟踪表》（电子档）里，如果是轴承座还需填入《轴 承座下单及库存情况表》。
(2)以下订单的各阶段执行情况均需登记在《客户订单进度跟踪表》进行及时追踪，以下将不 再提起。
3.1.3 接单事项: (1)让客户尽量按事先预定的起订量下单. (2)非标轴承座和订制产品应事先与客户声明按实际生产数发货且在合同上注明. (3)若是打指定标牌的轴承座(除公司指定客户外)均需预付 30~60%的预付款才可以下单,以免生 产后客户临时取消订单，造成公司不应有的损失。
(4)如客户不同意以上条款,应向业务经理反馈,由业务经理评估此订单的质量决定是否接收，若 未按此程序办理而将订单接收下来造成的损失，将由接单员承担 30%的经济赔偿责任。
(5)尽量让客户提前 1 个月下订单(最好是每月 25 日),以便好排产保证交期. (6)不良订单不接: 不良订单是指未达起订量 、原材料不好采购、欠款超信用额度、无利润空间 (公司规定的盈利标准)。如遇不良订单要接需经业务经理和总经理审批方可接单,跟单员或业 务员自作主张造成经济损失,将承担 30%的经济赔偿责任。
3.2 合同评审:在由业务经理同意接收订单后,按以下情况处理: (1)库存量充足:不需合同评审，订单只需业务经理签名确认 ,财务部确认价格(财务部在合同背 面签名)。
(2)库存量不足:跟单员按《合同评审制度》执行。
3.3 订单确认: (1)合同评审结束后,正式合同应由业务员或业务经理签订后盖上合同章方为有效;非正式合同 由业务员和业务经理共同签字方为有效 ;在签订时业务员与业务经理均应再次认真审核合同 中客户对产品的质量要求、交货地点、付款时间的条款,若在签订合同时没有认真审核合同 出现经济损失,业务员与业务经理按 1:3 比例共同承担经济损失的 50%。
(2)跟单员或业务员接到单后 2 天内应以书面形式给客户回复,若未能及时回复,又无正当理由 或以口头形式回复，每次罚款 30 元（例:7.5 当天接单后 常急又经业务经理批准方可先下单，违者每次罚款 30 元，若造成经济损失，业务员与业务经 理按 7：3 分摊经济损失的 30%。若遇客户不愿书面下订单的情况,可由业务员机动处理. 3.4 订单下达: (1)由跟单员负责编制单据 , 编制单据时应将特殊要求 ( 如交货地点、包装要求、款到发货 ) 在 ERP 订单的备注栏上注明清楚并在收到订单确认信息后 4 个小时内完成下单工作. (2)订单内容下达错误,每次罚款 30 元. (3)库存商品充足:跟单员只需在 ERP 中的订单开出《销售订单》(一式三份). (4)库存商品不足:接单员应在 ERP 中的订单开出《销售订单》和《订单生产通知单》(销货订 单内容与生产通知单内容完全一致,只是为了便于成品库将销售订单的格式统一起来.) (5)单据审核:开完单后,接单员应将单据交与业务经理审批方可发放. (6)单据传递: 销售订单 (一式三份 ): 存根/成品仓库/包装 ;
订单生产通知单( 一式三份):存根 (白)/生产部(红)/统计(黄);接到单据后,接单人应在存根联上签收 ,违者跟单员与接单人各 罚 20 元/次.（需要从成品仓领出打商标时,成品仓管员应将第三联给生产部作为打字凭证, 打完后,第三联由生产部保存） 3.5 订单跟进: (1)跟单员统一将订单交与营销副总纳入<<月度销售计划>>。任何业务员不得直接到生产部安 排生产或安排插单，以免打乱生产计划,影响交货时间。
(2)营销副总收到业务员订单，按订单送达时间及客户要求交货的时间来安排月度销售计划。
(3)如是客户特急产品或是生产样品，业务员要事先与营销副总沟通调整月度销售计划。
(4)业务员在生产车间只有检查产品质量权利，有在生产自己订单时间催促生产进度权利，没 有安排生产权利。
(5)营销副总在安排业务订单时间发现生产时间不能满足客户的时间需求，营销副总要及时与 业务员沟通,让业务员与客户沟通推迟交货时间。
(6)营销部跟单员每天都要注意每单的交货时间， (业务员应每天关注所接客户的订单的交货 时间) 发现生产部没有按营销部下达的订单生产时间生产，要及时向生产部经理指出，如 生产部经理不听直接向营销副总汇报。
(7)生产部在做生产周计划时，只能按营销部下达的订单和月度销售计划的时间安排生产周计 划。如业务员有特殊情况必须要有营销副总的签批方可提前安排。
(8)营销副总在安排销售计划时间必须公正公平合理安排，如在安排销售计划时间徇私，经业 务员发现罚款 100 元。
(9)业务员未经营销副总许可擅自到车间安排生产，罚款 50 元／次。
(10)生产部安排插单没经营销副总许可擅自插单罚款 100 元／次。
4.订单受理流程图: 订单接收 合同评审 订单确认 订单下达 订单跟进 5.单据保管: 5.1 客户订单:按客户分类存放好,保存期限:1 年,一般每年 6 月份处理上年度的订单. 5.2 订单生产通知单/销货单/合同评审单:按月份分类存放好,保存期限:1 年,一般每 6 月份处理 上年度的订单. 6.工作纪律：
6.1 若未将订单的执行进行在完成 2 小时内录入、录入不完整、录入错误（每月允许 2 次录入失 误）等情况，每次罚款 30 元；若因业务员个人失误造成客户投诉、延误交期，每次罚款 50 元+直接经济损失的 30%。
6.2 凡违反以上规定，且未规定处罚条款的，违者一律按 30 元处罚，造成经济损失的另行追加相 关责任人的经济赔偿，经济损失超 200 元，业务经理应承担 20%的领导责任。赔偿费用按直接 经济损失 50%执行。
7.相关表格: 《客户订单进度跟踪表》(电子档)《销售订单》(ERP) <<月度销售计划>>
8.相关文件: 《合同评审制度》 9.文件分发:存档/总经理/企管副总/业务副总/业务部/成品库/生产部 10.执行日期:2010.9.10 编制: 审核: 审批: 泉州市丰泽兴华五金有限公司 企管部 2010-9-1
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