办公自动化系统管理办法 第一章 总 则第一条 为了有效地配合集团办公自动化系统(以下简称:XXX-OA系统)的运用,推进集团信息化建设,从而有效地利用XXX-OA实现办公“...
ＸＸＸＸＸ有限公司 办公自动化 （OA )系统管理办法 第 一 章 总 则 第 一 条 为促 进公司 办 公信 息化 发展，加 强 对办公自 动 化（ 0 A ) 系 统 的 管理 ，确 保公 司 0A 系 统安全 、 高效 、规 范的 运 行， 以及 电 子 公 文 传 输的 安全 有效，根据 《中 铁二十 局 集团 有限 公司 办 公自 动 化（0 A ) 系 统 管理 办法 》（ ＸＸＸ公 司 办 〔2014 〕 303 号 ）的 规 定， 为保障 OA 系 统 安全 、高 效、 规 范的 运行 ，结 合 单位 实际 特制 定 本办 法。第 二 条 公司 OA 系统是按照公司信息化工作的总体部署和要 求，为公司各部门（单位）提供文件传输、沟通信息的专用计算 机网络。其目的是建立公司内部纵横相互贯通、便捷、快速的网 络通道，实现公文无纸化快速传递、处理，降低办公成本，提高 工作效率和质量。 公 司 网 络 办 公 系 统 使 用 的 是 中 国 兵 器 工 业 信 息 中 心 的 通 达 OA 网 络 办公 系统。系 统 的运 行坚 持优 化 办公 流程、提 高 办 公效 率、降 低 管 理 成本 的原 则，以形 成公 司（远 程 ）办公、资源 共享、高 效快捷 的 现 代 化办 公平 台。
第 三 条 OA 系 统现 阶 段主 要解 决一 般 性工 作流、通 知、公 告、 移 动 （ 远程 ）办 公等 事 项， 对于 涉密 的 事项 不适 用本 系 统。
第 四 条 本 办法 适用 于 公司 所属 各部 门 （单 位） 。 第二章组织管理 第 五 条 OA 系 统的 统筹管理和规划 、 开发 和推 广实 施 工作 由公 司 信 息化 建设 工作 领 导小 组统 一领 导 和协 调指 导。
第 六 条 公司 网络平 台 事业 部 负 责 OA 系 统 的 应 用、运 行管 理、监 察 、 技术 支持 和曰 常 维护 工作 ，其 主 要职 责是 ：
1. 组 织 各 部 门 及 所 属 各 单 位 信 息 员 和 0A 系 统 用 户 使 用 知 识 的 培 训等 工作 。
2. 网 络 事业 部 设 立 0A 系 统 管理 员 1 名，负责 本系统 基 础数 据 的 设 置、数据 备份、网络 接入 维护、人员 权限 设置 管 理及 其它 技术 支 持 工 作； 负责 各公 司 上报 的 0A 表 单 流程 设计 。
第 七 条 0A 账号的 申 请、 变更 、使 用 及权 限分 配。
1. 新 增 员工 0A 账号 的 申请 使用。人 力 资源 部负 责将 每 位新 增 职 工 的单 位及 岗位 信 息书 面通 知行 政 办公 室，由行 政 办公 室为 新增 职 工 设 0A 个 人账号 ， 并负 责新 入职 员 0A 系 统操作 的 培训 。
2. 在 职 职工 0A 相关 信 息的 变更。行 政 办公 室依 据人 力 资源 部 劳 函 通知，及 时对 职 工 0A 中职务 及 相关 信息 进行 调 整、变更 或 删除。
3. 特 殊 情况 0A 账 号 的 申请 使用 。特 殊 情况 0A 账 号 的申请使 用 需 由相 关部 室或 个 人填 写《 0A 账 号 使用 申请 表》 ，分 管信 息化的 领 导 审 批同 意后 ，行 政 办公 室给 予开 设 0A 使 用账号 。
第 八 条机 关各 部室 及 所属 各单 位必 须 明确 1 名信息 员 负责 曰 常 管 理 ，其 职责 是：
1. 2. 负 责 本部 门、 本单 位 0A 系 统的日 常 管理 和使 用。
指 导 和监 督本 部门 、 本单 位 0A 系 统 工作 流程 单的 使 用方 法。
3. 负 责 本部 门、 本单 位 0A 系 统运行 与 有关 管理 部门 的 衔接 。 第三章 0A 系统工作流程 第 九 条 0A 系统工 作 流程 主要 内容 为：公 司 公文上 报、登 记、 拟 办、中转、转 发、部 室拟 办、领导 审 核、承办 单位 办 理、归档、 相 关 单 位 查询 公文 等。系统 对发 文的整 个 流程 进行 跟踪，详 细记 录 公文 的 当 前 状态、发 文审 核 的过 程和 领导 审 签、签发 意见，并 且 提供 强大 的 痕 迹 保留 功能 。
第 十 条工 作流 程中 流 转的 公文 及呈 批 件，其 文种、格式、内 容等 由 主 办单 位负 责审 核 把关 。
第 十 一条 各流 程环 节 责任 人应 及时 处 理待 办工 作，并 及 时 转 交下 一步。
第 十 二条 工作 流程 中 流转 的公 文及 呈 批件 等接 收失 败 时，应 及时 请 求 重发 。如 果是 因 0A 系 统故障 造 成的 ，应 及时 报 行政 办公 室进 行 处理。
第 十 三条 电子 公文 处 理的 相关 规定 如 下：
1. 除 涉 密公 文外，公 司 内 收、发 文 均 在 电 子 公 文 系 统 中 办 理 。 涉 密 公文 仍釆 用纸 质 文件 办理。电 子 公文 与纸 质公 文 使用 统一 的 代 字 和 序 号。
2. 常 用 电子 公文 的种 类 有决 定、决议、指 示、通 告、通知、 通 报 、 报告 、请 示、 批 复、 意见 、函 、 会议 纪要 等。
3. 电 子 公文 的行 文规 则 、格 式执 行 纸 质 公文 的具 体规 定 。 4. 效力。
5. 公司内电子公文系统中的电子公文与原纸质公文具有同等 电子公文处理实行统一管理。行政办公室是公司电子公文 处 理 的主 管部 门， 负 责管 理、 指导 公 司的 电子 公文 处 理。
6. 行政办公室负责电子公文系统的技术支持、系统维护和电 子 文 档的 备份 存档 工 作。
7. 各单位要明确电子公文系统应用的分管领导，并指定一名 信 息 员，负 责本单 位 的账 户管 理、公文 的收 发和电 子 公文 处理 系 统 客 户 端 的维 护。
8. 各 单 位（部 门 ）领 导 和工 作人 员，均 在 系统 中分配 唯 一实 名 制 账 户。应妥 善保 护 自己 的账 户资 料，用 户 密 码应 经 常更 换， 登录 系 统 后 因故 离开 要随 时 退出 系统，以 确 保账 户安 全。密码 遗 失或 遗忘 应 及 时 通知 系统 管理 员 解封 账户 。
9. 系统用户拥有账户的公文处理权限，由行政办公室根据岗 位 职 责对 流程 权限 进 行设 定， 并根 据 岗位 职责 及时 调 整权 限。
10. 各 单 位 收 、 发 文 及 业 务 办 理 流 程 ， 由 各 单 位 （ 部 门 ） 依 照 本 单 位（ 部门 ）的 职 能和 业务 流程 情 况，并由 各单 位 主管 领导 审批 报 行 政 办进 行流 程设 计 。
11. 以 公 司行 政、党委、纪 委、工 会、团委 名义 发布的 公 文， 由 主 办 部门 的领 导或 管 理员 直接 进入 公 文系 统栏 目 下 拟 稿、核 稿 送 审 ， 并 跟 踪催 办。
由 行 政 办公 室负 责套 红 、签 章、 分发 。
12. 各 单 位（ 部门 ）以 本 单 位（ 部 门 ）名 义 发 布 的 传 真、通 知 、 公 告 等，由各 单位（ 部门 ）的领导 或 管理 员直 接进 入 办公 系 统的公 告 栏 目 下拟 稿、 核稿 、 送审 、分 发。
13. 公 文 办 理 每 一 环 节 的 办 理 人 在 处 理 完 自 己 应 处 理 事 务 后 ， 应 提 交给 流程 规定 的 下一 人。如下 一 人有 多人 可供 选 择，则 根据 公 文 的 内 容和 公司 的有 关 规定 确定 正确 的 发送 对 象，系 统 会 通 知 接 收 方 ， 接 收 方收 到通 知信 息 后，应 及时办 理。如根 据公文 内 容 判断 不属于 自 己 的 职权 范围 ，应 及 时回 退。
14. 为 保 证 公 文 处 理 的 及 时 性 ， 各 级 领 导 和 有 关 人 员 要 养 成 每 天 登 录 0A 系统的 习 惯， 及时 收发 、 阅读 和处 理公 文 ，不 得因 处 理 不 及 时 而影 响公 务。
15. 发 文 办 理 过 程 的 资 料 （ 包 括 正 式 文 件 、 办 理 过 程 中 的 签 批 意 见、文 件附 件），要求 在办 理发 文 之前 根据 最新 公 文管 理办 法 将 附 件 的 格式 按照 要求 编 排，尤其 是字 体 大小、页 面设 置，在 有 表格附 件 时 要 求一 律使 用 word 版 ， 并 与 文字 版 附件 整理 为一 个 文 档， 由行政 办 公 室打 印成 纸质 文 件进 行存 档，否 则将 退回 单位（ 部 门 ）负 责人 重 新 整 理； 重要 文件 及 时请 签发 人手 写 签字 确认 。
16. 各 单 位 （ 部 门 ） 的 领 导 和 工 作 人 员 应 充 分 认 识 电 子 公 文 处 理 工 作的 重要 性，积极 参加 公司组 织 的电 子公 文系 统 操作 培训， 努 力 提 高 运用 电子 公文 系 统处 理公 文的 能 力。并 把运用 电 子公 文 系统的 能 力 作 为对 机关 职员 的 基本 素质 要求 纳 入绩 效考 核范 围 。 第四章电子印章、个人签名使用和管理 第 十 四条 0A 系统 涉 及使 用的 电子 印 章和 个人 签名 符 合国 家 的 电 子签名管理办法，一经认可并在本系统上使用，则具有同等 法律效 力。任 何人 釆用非 法 手段 攻击 网络 或 盗用 电子 印章 和 个人 签 名的，公 司 和 受害 人将 按有 关 程序 追究 其法 律 责任 。
第 十 五条 电子 印章 应 参照 实物 印章 管 理，必须 指定 专 人保 管 和使 用 。
电子 印章 使用 密 码因 遗失 造成 严 重后 果将 追究 相 关人 员 第五章 0A 使用人员管理 第 十 六条 从事 0A 系 统 运行、维护 和 管理 工作 的人 员，必 须 政治 可 靠、责 任心 强，具 备良 好的 服务 意 识和 相应 的专 业 技术 水 平，熟 悉 0A 系 统 的 操作及 相 关管 理规 定， 了 解国 家有 关法 律 、法 规和规 章 ， 认 真 尽职 工作 ，确 保 工作 质量 。
第 十 七条 0A 系统 中 各部 门、各单 位 的信 息员 负责 按 有关 规定 向 公 司 行政 办公 室申 请 、开 设、 注销 用 户帐 号、 初始 化 密码 。
第 十 八条 0A 系 统 中 的所 有使 用人 员 自觉 遵守 系统 运 行中 相 关的 规 章 制度 ，根 据个 人 权限 ，认 真完 成 本人 在系 统中 所 承担 的 工 作。
第 十 九条 0A 系统 中 的 使 用人 员应 妥 善保 管好 帐号 和 密码、用 户 取 得 帐号 和初 始密 码 后应 立即 修改 密 码，密 码不应 过 于简 单。
如忘 记 密 码 应由 本部 门、本单 位信 息员报 公 司行 政办 公室 进 行办 理。如因 用 户 使 用初 始密 码、简单 密码 或者密 码 外泄 等原 因造 成 不 良后 果的，追 究 使 用人 员的 责任 。
第 二 十条 未经 使用 人 本人 同意，其 他 人员 不得 使用 他 人的 帐 号和 密 码 登录 系统 。
第 二 十一 条使 用人 员 如因 出差 等原 因 较长 时间 不在 单 位，或 有其 他 特 殊情 况可 能会 影 响工 作时 ，应 将 处理 文件 的权 限 通过 0A 系 统委 托 给 其他 人员，返 回 单位 上班 后应 及 时收 回权 限。被委 托 人员 应及 时 办 理 委托 事项 。
第 二 十二 条 0A 系 统 中的 使用 人员 不 得在 本系 统上 发 布与 工 作 无 关 的 公告 或讨 论，一切 言论 应遵守 国 家相 关法 律法 规，同时 尊重他 人 权 益 及隐 私， 严禁 在 讨论 区发 布私 人 信息 。 第六章安全保障 第 二 十三 条系 统管 理 员要 定期 检查 、 维护 接入 0A 系 统 的计 算 机 网 络，发 现问 题要 及 时排 除。使用 人 员必 须对 文件 资 料的 保 密性、正 确 性、完整 性、发 布 范文 负责，不 得 将涉 密信 息、带病 毒文 档录入 该 系统。
第 二 十四 条使 用 0A 系 统 时， 所有 涉 密信 息（ 重要 财 务数 据、 科 技 档 案、人力 资源 部 机密 文件、机 械 设备 数据 等）不 得在 公共 文件 柜 及 公 告栏 发布，特 殊 情况 可通 过内 部 邮件 发送，指 定 人员 查 看。各 用 户 不 得擅 自将 系统 中 的数 据用 于与 工 作无 关的 其他 途 径，否则 将追 究 相 关 人员 的责 任。
第 二 十五 条各 部室、各单 位要 加强 计 算机 及网 络安 全 保密 知 识教 育，遵 守国 家及企 业 保密 纪律 与保 密 规定。不得利 用 该系 统 从事危 害 国 家 安全、泄漏国 家 和企 业秘 密等 违 法犯 罪活 动，违者 依据 相关法 律 论处。 第七章应急处理 第 二 十六 条当 系统 出 现故 障， 引起 电 子公 文与 信息 无 法在 0A 系 统 正 常运 行时，应 及 时通 知行 政办 公 室，及时 处理，负责 查明 原因 并 排 除 故障 。
第 二 十七条 OA 系 统 出现 重大 故障 无 法及 时排 除时 ， 由行政办 公 室 通知 各部 门，暂 时按 照纸 质文 件 进行 操作，保 障 各部 门正 常 办 公。 第 八 章 附 则 第 二 十八 条使 用人 员 违反 本办 法的，公司 将 予以通 报 批评 并 责 令 改 正， 情节 严重 的 将按 相关 规定 追 究责 任。
第 二 十九 条本 办法 由 行政 办公 室负 责 解释 。
第 三 十条 本办 法自 发 布之 日起 实施 。
OA 管理办法 1 目的 规范 OA 系统的管理和使用,保证系统稳定高效运行. 2 范围 适用于集团 OA 系统的管理、使用和维护. 3 职责 3.1 集团企业管理部负责 OA 系统的管理和维护...
OA系统管理办法编制日期: 2012年11月21日 目录- 2 - 第一章 总则 - 2 - 第二章 管理分工与职责 - 3 - 第三章 使用要求 - 5 - 第四章 业务管理规则 - 7 - 第五章 安全保障 - 9 - 第六章 应...
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