风险,结合《ERP 信息系统管理办法》以及公司其他相关管理规定, 特制定水泥、熟料... 扣责任人200 元. 4、运输车辆及船舶的管理考核 4.1 销售处要在公司发运栈台、大门口...
附件十二： 水泥、熟料销售发运信息系统 管理暂行办法 第一条 目的 为加强公司水泥、熟料销售发运信息系统的管理，规范系统 的使用、运行、维护，明确销售、财务、发运、门卫等各部门职 责，充分体现“三权分立、相互制衡”的销售发货管理思想，规 范发货流程，特制订本办法。第二条 第三条 范围 内容 本办法适用公司销售发运信息系统管理工作。
1、上岗要求 （1）销售发运信息系统涉及销售、财务、发运、门卫等岗 位。供销处、财务处、水泥分厂、办公室等相关部门要按照职业 道德良好、业务素质高、坚持原则、制度执行能力强的标准选聘 相关岗位人员，并明确各岗位的岗位职责。
（2）系统管理员上岗要求：熟练掌握计算机知识，能够解 决计算机运行过程中出现的各类问题， 熟悉销售发运信息系统应 用管理软件，掌握系统各模块功能，了解公司有关销售和财务管 理制度，熟悉公司发运环节和程序等，系统管理员选聘须由公司 考核合格后方可上岗。系统管理员不能为销售或财务人员。
（3）销售开票人员上岗要求：熟悉公司有关销售财务管理 制度，能熟练运用计算机进行客户、价格、发运、发票信息录入 等。
（4） 财务销售会计上岗要求：
了解公司有关销售管理制度， 熟知公司财务管理制度和财务专业知识， 熟练运用计算机进行客 户资金录入、审核销售计划单、发票和出门证等。 1 （5）装运人员上岗要求：了解公司有关销售管理制度，熟 悉公司发运环节和程序，熟练运用计算机进行发货单开具、审核 等。
（6）门卫上岗要求：了解公司有关销售发运管理制度，熟 练运用计算机进行出门证的核对，工作认真负责。
2、资金的录入及审核 （1）财务销售会计每日认真、准确地录入资金，财务处须 明确资金审核人员，加强对资金录入情况的审核，资金录入人与 审核人不得为同一人，以防范资金风险。
a、客户以现金方式支付货款，在存入公司指定帐户，财务 销售会计方可在销售系统中录入资金； b、客户以银行汇票\银行承兑票\银行本票方式支付货款， 财务销售会计应在收到原件并验票合格后方可录入资金。
特殊情 况下销售人员不能及时送回公司的， 供销处须出具书面情况说明 货款的金额、票号、支付方式、支付日期及收取人后，经公司供 销处负责人、公司主管领导签字后方可进行资金录入。销售会计 做好相应记录，留存核查； 票据原件要求销售人员每旬送回公司财务处。财务处若在规 定的时间内未收到票据原件， 或收到票据原件后经与供销处的书 面说明情况认真核对后发现有弄虚作假行为， 应立即报公司主管 领导进行处理。
c、客户以支票方式支付货款，对于首次发运或者出现不良 信用记录的客户，要在确认货款到帐后方可安排发运，防止收取 空头支票；对于一直操作且信誉较好的重要客户，经供销处负责 人、公司主管领导签字后方可安排发运。
d、客户以电汇方式支付货款，原则上财务处确认收到电汇 货款后方可录入资金。特殊情况下，对连续采购、资信较好的老 客户，须要求客户将电汇单传真到供销处，经供销处负责人签字 确认后方可录入资金，销售会计应及时向银行查询货款进帐情 2 况，并做好相应记录。
以上资金经财务处销售会计审核确认，应立即在销售发运信 息系统中录入， 财务人员在收到银行进帐单后的一个工作日内进 行帐务处理，以确保资金吻合。如票据原件到达财务的日期较发 运日滞后，则财务处应做好相关记录，凭相关证明材料交客户支 付资金情况在发运当日录入销售发运信息系统， 在票据原件到达 后录入财务帐务系统，以保证两帐一致，有关记录及证明材料必 须妥善保管，否则将追究相关人员责任。
（2）资金录入情况审核 a、财务处安排专人每日对昨日当班销售会计的资金录入情 况进行逐笔审核，重点审核资金金额、客户名称、票据类型、付 款日期，审核工作日清日结； b、财务处负责人每周不少于一次对销售发运信息系统与财 务帐务系统有关资金情况的一致性和准确性进行抽查。
如审核中 发现资金风险问题，应立即向公司主要领导汇报，如涉及违规操 作，按违纪论处。
3、销售计划单开具及审核 （1）销售计划单的开具 严格执行款到发货的销售结算政策，供销处必须建立分客户 发货台帐，每月与财务核对；必须在收到客户货款后方可申请发 运，未收到客户货款不得办理发运申请。
a、客户以现金方式支付货款，必须存入公司指定帐户后， 销售人员方可申请发运，销售人员不得直接收取现金； b、客户以银行汇票、银行承兑汇票、银行本票方式支付货 款， 销售人员必须在收到票据原件并对票据进行审核确认后方可 申请发运； c、客户以支票方式支付货款，对于首次发运或者出现不良 信用记录的客户， 销售人员必须在取得银行进帐单后方可申请发 运。销售人员不得收取远期支票。 3 销售开票员在审核资金符合上述三种资金到位情况后开具 销售计划单，开具时要认真、仔细地输入客户申请提货的数量、 价格、品种信息，录入完成后必须进行复核，检查计划单的准确 性。
（2）销售计划单的审核 供销处负责人每日对昨日开票员录入的计划单进行检查，重 点检查品种、数量、价格等情况，确保计划单准确。
财务人员在审核销售计划单时，必须对照本公司的价格执行 通知，认真审核品种、价格、数量、资金，不使错误的计划单得 到确认通过。
经财务审核盖章的销售计划单，在传递至客户时，让客户经 办人员签收。
4、发运管理 （1）水泥分厂发运人员根据客户销售计划单余额和客户提 货要求开具发货单，及时组织发货。
（2）水泥分厂原则上应按照车辆进厂顺序安排装车，保证 公司正常的发运秩序。
（3）发货单开具 24 小时内有效，超过 24 小时作废。当销 售价格调整时，在调价前开具的提货单，如因公司原因造成客户 未提货，由财务、销售、水泥分厂三部门会签报公司分管领导和 主管领导审批后予以发货。
（4）对所有散装水泥汽车，都必须安排空车、重车过磅， 不得用某一空车数据作为某一阶段的空车磅重标准。
司磅员必须 加强对散装水泥或熟料司磅过程中的监控， 防止损害公司利益行 为发生。
（5）对散装罐车承载吨位净重低于装车标准重量 90%的车 辆，必须由散装水泥发货员、班长两人先共同确认装车重量，在 出门联上签字后通知当班调度， 由调度确认装车重量并在出门联 上签字。一旦出现装车低于标准重量 90%，且没有相应记录的， 4 则追究相关经办人员责任。
（6）对未装水泥的散装罐车出厂（因车损坏，户头水泥不 足等原因） ，车辆驾驶员须到水泥分厂发货组领取并填写《空车 出厂申请单》 （格式见附表三） ，当班发货员、班长、调度进行会 签，证明其确实未装水泥方可出厂。
5、出门管理 （1）门卫应加强对出门证的审核，坚持按照收单 验货 核单 放车的流程执行。门卫按照发货单编号在销售发运系统 内的袋、散分类记录中查找相应记录，对出厂的每车水泥，认真 核对客户名称、货物品种及数量、运输车号、打印时间等信息， 并在出门证上加盖“作废章” ，标好顺序，准予放行。
（2）门卫在对出厂产品进行验货时，必须看清过磅时间不 得超过三分钟，对散装水泥汽车必须打铅封，对货装水泥必须点 包，确认发货品种、吨位无误后，方可予以出门放行。对超时出 厂的散装水泥、熟料汽车，须重新过磅后方可准予出厂。
（3）门卫在每天上午九点之前将昨日发运出厂水泥、熟料 的出门证按照出门先后顺序整理后，交给财务处。财务处对发运 数与出门证进行核对，确保发运、出厂数据一致。
6、发票开具与审核 （1）销售发票由供销处开具，当月发票必须在次月 2 日内 开具完毕，经财务处审核盖章后生效。对当日提货即时结清的客 户，应在门卫确认出厂后开具发票。对连续批量采购客户必须先 发货后开具发票。
（2）供销处在销售发票开具后一日内将发票相关信息及时 录入销售发运信息系统，在录入时必须认真、仔细，杜绝出错。
（3）财务处在接到销售发票一日内，对供销处录入系统的 发票情况进行审核，重点审核客户、品种、数量、价格、发票票 号等情况，确保发票信息准确，审核无误后，在发票上加盖专用 章。 5 经财务审核盖章的销售发票，在传递至客户时，让客户经办 人员签收。
（4）每月 3 日前，财务处与供销处共同就地销发系统和用 友帐务系统资金情况逐户进行全面核对， 核对结果交公司主管领 导阅批。对连续采购客户由财务处每月出具对帐函，销售人员做 好对帐工作，杜绝出现资金风险。
每月 5 日，供销处编制上月分客户的“已发运未开发票” （格 式见附表一）和“已开发票未提货” （格式见附表二）清单，清 单须注明客户名称、品种、价格、数量，交财务处审核确认后签 字存档备查。
8、系统运行情况稽查 （1）公司由办公室牵头，财务、销售、水泥分厂组成检查 小组， 每月上半月和下半月对销售发运信息系统运行情况各检查 一次。重点检查价格信息、客户资金情况的一致性、客户发票开 具情况以及客户未结算量的准确性， 并认真填写发货流程检查记 录表（发货流程检查记录表见附表六） 。通过检查，对照公司要 求认真查找自身管理中存在的不足， 并对存在的问题针对性地提 出考核和管理意见，形成检查报告，与检查记录表一并在检查结 束后一日内报所在公司主要领导审核，并在公司内部进行通报。
9、系统管理 （1）公司指定专人为销发系统的系统管理员，负责各操作 岗位的权限设臵、密码管理、系统维护、数据备份，定期对系统 的运行进行检查，整理有关系统软件运行中存在的问题，不断优 化完善销发系统。
（2）各操作岗位严格按照岗位权限履行职责，未经公司批 准，不得擅自调整有关岗位权限。
销售发运信息系统相关岗位人员上岗或岗位调整前，必须由 所在部门提出权限申请（岗位权限调整申请表见附表五） ，经公 司主管负责人批准后，系统管理员方可设臵权限。销售发运信息 6 系统相关岗位人员若调离原岗位或离职， 所在部门必须在办理相 关交接手续的同时，书面通知系统管理员取消权限，避免造成公 司利益损失。
（3）如事发后发现数据录入错误，应由相关岗位出具书面 更正数据的申请（申请格式见附表四） ，经所在部门负责人签字、 相关岗位部门负责人会签，并报公司主管领导批准，系统管理员 方可对数据进行更正。
公司将数据录入出错行为纳入当月对责任 部门的考核。
（4）岗位人员在获得销售发运信息系统使用授权后，应及 时更改初使密码，并妥善保管密码，如因密码被他人盗取而产生 的一切后果，由系统记录的操作人员负责。
（5） 如遇系统故障等特殊情况， 导致系统无法正常运行时， 相应启动手工开票。等系统恢复正常后，应在 1 天内将手工开票 发货的数据信息录入系统。
（6）公司每日对数据进行异机备份，每年将数据刻录成光 盘存档，确保数据安全。
第四条 附则 1、各相关部门要严格按照本办法执行。如有违反此办法事 件发生，要求各单位严肃处理，并追究相关当事人的责任。
2、本办法由供销处归口管理并负责解释。
3、本办法自下发之日起执行。 7
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