分级管理的原则,维护档案的完整与安全,便 于社会各方面的利用.P31 6、 “统一领导... P130 -6- 13、档案鉴定工作表现为三个阶段: (单)P131 ① 文件立卷归档的鉴定工作...
? 编写组织机构沿革 ? 组织档案大事记 ? 组织档案借阅 编写组织机构沿革 组织沿革是一种主要依靠档案记载编写，系统记述一个机关、地区或专业系统的 机构、职能、体制、人员、编制及其发展变化沿袭变革情况的史料型参考材料， 也叫组织机构沿革。组织沿革这一概念包含“组织”和“沿革”两个方面：
概念 组织 记述的范围 “组织”是指一个单位（如一个机关、一个团体或一个企业、事业单位）、一 个地区（如一个省、一个市、一个县）、一个专业系统（如卫生系统、教育系 统、金融系统等）的组织建制情况（包括内部机构设置、人员编制、领导成员 的组成及分工）以及主要职能、隶属关系等等，这是组织沿革所要反映的主体 对象； “沿革”是指“组织”中各方面的沿袭、继续或发展、变革的情况，它从属于 “组织”、反映“组织”的历史状况的。
“组织”与“沿革”相互依存，不可分割，在编写过程中，要把两者有机地结 合起来。 沿革 关系 组织沿革的种类 按照不同的划分标准，可以将组织沿革分为许多不同的种类。这里，我们按 组织沿革记述的范围，将组织沿革分为单位组织沿革、地区组织沿革、系统 组织沿革三种。
种 类 记述的范围 举 例 （1）单位组织沿革 （机关组织沿革） 记述一个机关、单位（如 党委机关、政府机关、学 校、工厂等）的建制、职 能、隶属关系及其内部组 织和人员演变情况。
《××局组织机构沿革》 《××公司组织沿革》 （2）地区组织沿革 记述一个地区内（省、市、 《××市组织沿革》 《××县组织沿革》 地、县、区、镇等）所属 党、政、群各级组织的设 置、行政区划、人口、建 制沿革的发展情况。
记述一个专业系统（如工 业系统、商业系统、文化 系统、教育系统等）所属 组织的机构设置、人员编 制等的沿袭变革情况。
《××市金融系统组织沿 革》 《××县卫生系统组织沿 革》 （3）专业系统组织沿革 组织沿革的特点 特 点 从 记 述 的 对 象 来 看 1.在内容上突出 “组织系统” 记述的对象及要求 它着重记述和反映记述对象（单位、地区、专业系统）自身在组 织系统方面的有关情况，如机构成立、合并、撤销、复建的情况， 人员编制和内部组织机构的设置情况等，至于它们做了哪些工作， 开展了哪些活动，取得了怎样的成绩，则不作记述。
它以系统地反映记述对象自身发展、变化的历史过程为主要目的， 把记述对象在不同历史时期和阶段中自身组织的沿袭、发展、变 革情况反映清楚，而不是片面、孤立、静止地记载某一时间的情 况。
由于组织沿革以机构和人员情况作为记述的重点，必然牵涉到许 多人，尤其是带有现行性的组织沿革，有关当事人往往都还健在， 一旦在人员的任免、升迁、调转等问题上记述不准或出现错误， 很容易引起“是非”。因此，组织沿革的取材要求真实准确，出 之有据。
能真实地反映该地区、该系统和该机关的组织机构、人员编制等 方面的沿袭变革情况； 所收录的组织机构沿革方面的资料丰富而全面，“一册在手，全 局了解”； 反映出一定的地方特色。 2.在联系上突出 “沿袭变革” 3.在取材上强调 “真实准确” 主 1. 真实性 要 特 2．资料性 点 3．地方性 组织沿革的内容 序号 （1） （2） （3） （4） （5） （6） 内容 单位、地区或专业系统的历史概况； 行政区划或建制变更情况； 机构成立、合并、撤销和复建的情况； 机构名称变更、办公地点迁移情况； 机构性质、职权范围、主要任务及其变化情况； 机构隶属关系、所辖机构和地区范围及其变化情况； （7） （8） （9） （10） （11） 主要领导人的任免情况； 领导体制及其变化情况； 人员编制及其变化情况； 内部组织机构的设置及其变化情况； 主要内部组织机构的职能及其负责人的任免情况； （12） 其他与所有“组织”有关的情况。 五大要素：（1）机关性质和主要职能；（2）隶属关系；（3）人员 编制；（4）内部机构设置；（5）领导成员的组成。 组织沿革的基本结构 结构 （1）封页或 总题名 位置 内容 用作组织沿革封面的称封页， 包括组织沿革的标题、起止时间、编者几项内容。
无封面而写在组织沿革之首 的称总题名。 （2）编者说 明 （3）目录 置于封页之后（有扉页的置 于扉页之后），目录之前。 置于编者说明之后，总序或 概况之前。 主要说明组织沿革的编写目的、体例、材料来源、组 织沿革编写工作的组织与参加人员等。 视内容的繁简和篇幅的长短，以阶段名称或问题名称 为条目；作为附录的图、表，也要编制目录。适用于 时间较长、阶段（问题）较多的单位，时间短的可不 设目录。
综合介绍本地区、本机关的基本情况和历史沿革概况。
对单位名称、单位性质、主要职能、隶属关系、人员 编制及其历史沿革作一总体概述。如果是用阶段法体 休例编写，还应指出几人阶段的名称及其起止时间。
由按照一定体例编写而成的、主要包括“五要素” （机关性质和主要职能；隶属关系；人员编制；内部 机构设置；领导成员的组成）的内容组成。 （4）总序或 概况 一般置于正文之前。 （5）正文 （6）附录 一般置于正文之后，也可根 与组织沿革有关的各种图、表，可作附录收于沿革之 据附录的内容插人相应的位 中。所有与正文有关的图表，如行政区划图和机关组 织系统图。
置（如封页之后、每一阶段 之后），也可放在目录之前， 序言之后。 组织沿革的体例 编年法，系列法，阶段法 体例 编 年 法 编排形式与方法 ■即按照年代先后 顺序，把单位领导 成员、内设机构及 其主要负责人、人 员编制、主要职能 等，用条款或图表 逐年编列出来。
■■这种体例的表 述包含年代——系 列（包括组织机构 和领导成员）两个 层次。 优缺点 适用范围 ■采用编年法能够 ■适用于机构变动 比较清楚地反映出 频繁、组织系统经 某单位各个年度的 常变化的单位。
情况； ■■缺点是内容分 散，重复较多，系 统性不强。因为一 般单位的机构、人 员在正常情况下都 是相对稳定的，因 此每一年都编列出 该单位内部所有机 构和主要领导成员， 会造成内容重复。 系列法 体例 系 列 法 编排形式与方法 ■即以单位内部的 组织机构为主线， 每个机构为一个系 列，对每一个机构 的人员编制、主要 负责人的沿袭、变 化等情况，按时序 进行系列编写。
■■即对每一个机 构及其领导成员的 沿袭变化，按时序 进行系列编写。一 个单位有多少个机 构，就相应地设多 少个系列。
优缺点 适用范围 ■采用系列法能够 ■适用于机构较稳 较清楚地反映一个 定、内设机构较少、 单位的整个组织体 组织系统比较稳定 系和每一个机构及 的单位。
其主要领导成员沿 袭变化的历史线索， 反映出机构的纵向 发展变化； ■■缺点是当内设 机构复杂、变化频 繁时，用系列法就 不好处理。因为绝 对稳定的单位是不 存在的，当组织系 统发生重大变革时， 用系统法就很难处 理。 阶段法 体例 阶 段 法 编排形式与方法 ■即根据单位历年来发 展变化的特点，把单位 的历史分为若干阶段， 再在每一阶段里分别记 述和反映单位内部各方 面的情况及其沿革。
■■即根据单位发展史 上的重要变化，把单位 的历史分为若干自然的 阶段，在每一个阶段里 采用以单位内部组织机 构（系列）为主线的方 法进行编写。
■■■这种体例包括阶 段——系列两个层次。 优缺点 适用范围 ■阶段法体例保留了编年法以时为序 ■是一种适应性较强、 的原则和适应多变的优点，兼取了系 应用范围较广的体例。
列法以系列为主线，脉络清楚的长处， 而避免了它们的缺点。即阶段法兼收 了编年法时间性强和系列法脉络清晰 的优点，阶段法的优点归纳起来有以 下四点：
①内容比较完整，单位的内设机构、 人员编制、领导成员以及单位性质、 主要职能、隶属关系等诸方面可以得 到全面反映； ②形式比较灵活，不论哪一级机关或 企业、事业单位，不论单位大小都可 以根据自身发展变化的特点或自身重 大变革的环节，自然地划分出几个单 位历史发展的主要阶段（历史阶段）； ③通过划分阶段，按阶段分别记述， 单位（地区或系统）各方面的沿袭和 变革的历史线索及基本脉络揭示清楚、 清晰可辨。
④可以使人对整个单位（地区或系统） 在不同阶段的组织体系一目了然。 组织沿革的形式 表达形式 （1）文章式 （2）表格式 （3）图示式 说 明 就是用文章形式记述单位各方面情况 及其沿袭变革情况； 就是列表的方式将机构、编制、负责 人及其沿革情况反映出来； 就是用示意图将组织机构设置及演变 情况反映出来，常见的为树叉式示意 图。
为了使组织沿革既简明扼要，又形象 直观，可以采取文章式为主，表格式 和图示式为辅，三种形式结合使用的 办法，即单位性质、主要职能、隶属 关系变化等情况用文章形式介绍；其 他要素用图、表结合文字说明来介绍。 备注 上述三种形式，各有优劣，可根据实际情况选择使用或结合使用。 组织档案大事迹 大事记的内容结构、编写程序及要求： 大事记一般由题名、前言、目录、正文、附录五部分内容构成，并按一定的顺 序成文。 时间顺序的排列应注意以下3点： 1）大事记内容反映一个年度的，要按月、日的自然顺序编列事件。
2）反映年限较长的，可分几个阶段记述，每一个阶段各设一个小标题，注明 起止年月。然后在每一个阶段内按年、月、日自然顺序逐条编列事件。
3）如果重要事件时间不详，应先考证准确后，再按顺序编列；无法考证的， 年代不详者排于本阶段之末，月份不详者排于本年之末；日期不详者排于本月 之末。 组织档案大事迹 记述大事的要求： 1）要一条一事，不要一条多事 2）取材要真实、准确，文字要言简意赅，对事不加评论 3）记事要完整，每条大事涉及的时间、地点、人物、数据、发展过程、因 果关系等均应明确揭示出来。
4）大事突出，要事不漏，小事不记。 机关和地区性大事记的“大事”选材 大事是指：涉及范围广，对社会的影响较大较深，在工作和历史发展中起重 要或决定作用的事件。反之，局部性的，只有一般意义的事件和活动都是小 事。大事和小事是相对而言的，要受一定时间和空间的制约。所以选材必须 坚持历史唯物主义观点，一切从实际出发，真正做到大事、要事不漏，小事、 琐事不取。 组织档案大事迹 重要会议简介： 重要会议简介是扼要介绍一个地区、一个机关、团体、专业部门重要会议基 本情况的史料型参考资料，它能为系统地研究党政机关。群众团体的工作和 各种专业活动的发展历史积累史料，为今后召开同类会议提供借鉴。
（一）重要会议的标准和“简介”的编写程序 重要会议的标准，以下列特征来鉴别：
（1）全局性（2）综合性（3）职能性（4）届次性 只要具备上述特征之一，即可作为简介对象。此外也有一些会议虽然不具备 这四个特征，但会议的内容和影响对一个地区、一个部门机关工作具有历史 意义，也可作为简介对象。
编写要求：
1、分类繤辑，连续不断2、实事求是，不加评判3、结构完整，有所侧重 4、文字简练，层次分明 组织档案大事迹 专题概要 “专题概要”是用文章叙述形式，简要地说明和反映某一方面的工作、生产或 某种社会现象的产生、发展变化的史料型参考资料。
（一）专题概要的基本结构和编写程序 （二）编写专题概要应注意的问题： 1）确定专题要从社会需要和室藏档案资料的实际情况出发。内容叙述要紧扣 专题，全面系统，做到“概”而不漏，“详”而不滥。征引、措词要准确贴切、 简练通达。
2）表面形式上，要文字和照片、图、表相结合，做到图文互补，以增强“概 要”的真实感和利用效果。
3）对个体、群体对象，要分别采用不同的写法，个体即以一人、一事、一物、 一地为对象，叙述时可稍详细。群体即以若干性质相似的个体组成的系列为对 象，则可在叙述共同点的前提下，分别介绍各个体的特征，以避免重复叙述。
4）项目设置要从专题所反映的内容实际出发。正文中所列三个层次的项目仅 就一般情况而言，具体到某个专题对象，则要根据内容实际，决定项目的设置， 处理好项目的分、合、交叉和省略。 组织档案大事迹 企业年鉴 企业年鉴是记录和汇集一个企业范围内一年中的生产、经营、基本建设、科学 研究等各类大事的有关文献、照片和统计数据等的综合性参考资料。
企业年鉴记录和汇集的内容有： 1)生产和经营工作总结。
2）基本建设、设备购置、技术引进与改造、科学研究等科技工作专题总结。
3）各项基础数据统计报表。
4）重要会议的报告、总结和决议案等。
5）重大外事活动材料。
6）先进、模范事迹材料。
7）重要活动的照片。
8）企业一年的大事记。 组织档案借阅 ◆组织阅览的含义： 组织阅览是指档案管理部门在指定场所（即称阅 览室)接待用户查阅使用档案及其信息加工材料的提 供利用工作方式。
◆组织阅览有利于提高档案的周转率和利用率，在 一定程度上也利于档案内容的安全性。有条件的单 位，还可以根据用户类型差异，建立不同的阅览室 供相应类型或需求的用户查阅使用，则更能充分发 挥组织阅览工作方式的效果，必要时，还可以利用 档案部门库藏的重分文件及参考资料组织开架阅览 等。 ◆ ◆阅览室的设置要求 ①采光。天然采光的窗地面积比不应小于1：5， 单面采光的阅览室进深与窗墙高度比不应大于2:1， 双面采光不应大于4:1；天然采光的窗户应当设遮 阳设施避免阳光直射和眩光，应采取消除紫外线 对档案、资料的危害的相关措施；采用人工照明 时，宜选乳白色灯罩的白炽灯，照度不低于150lx。
②室内应有自然通风，通风换气次数为每小时1～ 1.5次；室内温度应当控制在18～28℃的范围内。
③阅览座位使用面积。普通阅览室每座不应小于 3.5㎡；专用阅览室不应小于4.0㎡。若采用单间时， 房间面积不应小于12.0㎡。 ④室内应设置自动监控系统。阅览室内应装备 必要的物资设施，并为档案用户准备诸如检索 工具、工具书、参考资料等常用的参考或查寻 资料。要建立旨在维护国家档案完整与安全的 有关的规章制度。
⑤阅览室内应配备熟悉馆藏、了解有关专业知 识或历史知识、业务能力强、工作热情的接待 服务人员。 ◆阅览室接待要求 做好接待工作应深入了解用户需要，帮助用 户准确地表达利用需求，确定查阅档案与资料的 范围，为用户提供较为完整、系统的档案信息材 料，耐心讲明不能向用户提供有关档案文件的原 因。
在清楚地了解档案用户需求后，接待人员应 首先考虑可否采用档案副本或复制件、参考资料 及档案编撰成果等形式，满足档案用户的需要， 以便最大限度地保证档案原件的安全。如若没有 副本与资料可供利用，也可以提供档案原件，直 接满足用户需要。 ?档案借阅程序示意图 利用者出示本人证件或单位介绍信 利用者提出查档需求 档案工作人员查阅检索工具或计算机检索 是否机密 是 经有关部门负责人批准 给予借阅 否 否 在档案馆调阅室阅览 是否借出 归还档案时，须经档案工作人员检查 、核对，办理注销手续，归还利用者证件 ◆复制供应 复制供应是指档案部门为满足特定利用需求提供档案复 制本给用户使用的一种提供利用方式。复制供应即可以是 单份档案的复制供应，也可以是成套或配套档案的复制供 应。配套复制供应是基层档案部门工作量大且经常进行的 一项提供利用工作内容。
复制供应是档案信息多向传递的一种形式，也是档案信 息分享型特点的体现。它便于满足工作活动中对档案复用 或套用的需要，充分发挥档案作用及经济效益的获得；便 于进行科技信息交流交换工作等。但在复制供应中，应注 意区分具体用户性质、特点及其使用档案的目的等，严格 复制供应范围及有偿供应与无偿供应的界限和有偿供应的 收费方法、标准等。 ◆咨询服务 咨询服务是档案部门以档案为依据，给档案用户解答有 关问题的一种特殊的提供利用工作方式。 开展咨询服务工作，按内容分，包括俩方面：
一、针对档案有关问题的咨询服务 二、针对相关工作活动内容的有关问题的咨询服务 解答的问题、提出的咨询报告或作出比较、论证以及制 定的方案，都必须是有根据的、经过反复论证和比较研究 的结果。不能答复的咨询问题不要轻易回复，涉及政策、 权益、机密等问题的咨询，要特别处理好。
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