公司会议室管理使用规定 为加强公司会议室科学化管理、规范化使用,确保各类会议顺利有序召 开,提高会议室利用率,特制定本公司会议室管理规定如下: 一、会议室基本情况...
深 圳 市 ***有 限 公 司 标题 1.目的： 编号：版本：1.0 第1页 共2页 工厂会议室使用管理规定 为进一步加强会议室管理，充分发挥作用，提高使用率，明确各部门使用公司会议室的 规定及申请使用流程，现对会议室的使用作如下规定。 2.定义 2.1 会议室类型：
会议室指的是大会议演示厅 1 个、 前台小会议室 1 个、 前台接待室 1 个。
2.2 会议室用途：公司会议、部门会议、员工培训、工作面谈、客户接待、招聘面试以及 适合在会议室举办的小型活动等场所，不做其它用途。
2.3 会议等级：
2.3.1 1 级→重要来访客户接待。
2.3.2 2 级→公司重要/紧急会议：指公司领导层召开的有关公司经营、发展的重要会议， 或公司领导因某些特殊紧急情况而组织召开的紧急会议。
2.3.3 3 级→部门会议、员工培训：包括不同部门间和部门内部因工作需要而组织召开的 会议和培训；内部其它活动等。 3.会议室使用规定 3.1 三个会议室均由行政部统一管理，统筹协调安排使用，并负责卫生、安全。
3.2 部门或者个人需要使用会议室时， 重要会议或用时较长的会议需要提前一天向行政部 提出预约申请，部门小会、内部培训、工作面谈等，必须提前半天预约申请，所有会议室 的预约需要到前台填写《会议室使用/预订登记表》 ，经行政部准许后方可使用。
3.3 使用原则：先申请，后使用。
3.4 临时性会议或特殊情况时使用会议室必须经行政部准许， 相互之间协商后可以调整使 用顺序，由行政部和申请部门负责人协商，按轻重缓急统筹协调安排使用。
3.5 遇公司层级的紧急及重要的会议，已申请使用会议室的部门及个人，先礼让公司层级 重要会议。
3.6 部门及个人应在所预约的时间开始使用会议室，如不能按预约使用或时间有变动，需 提前通知行政部，否则预约时间已过，行政部有权对会议室使用权另作安排。
3.7 部门及个人应有效控制会议时间，保证在预约时间内完成会议，除 A 级 B 级接待外， 其它会议均不得无故拖延，而影响下一个会议的召开。 深 圳 市 ***有 限 公 司 标题 编号：
版本：1.0 第2页 共2页 工厂会议室使用管理规定 3.8 相邻两场会议之间必须要空余 5 分钟以上，以便下一场会议的准备。
3.9 会议室使用期间，使用部门或个人需要保持会议室的整洁，使用完毕后，务必将所有 移动过的桌椅、设施设备等还原，离开时关闭电源、门窗、空调。
3.10 凡招聘面试、普通来访的客人、单独工作面谈、8 人以下不需要用到展厅设备的小 会议，匀不得使用展厅，可以安排在小接待室或小会议室进行。
3.11 如部门或个人临时取消申请，需及时告诉前台，以方便他人使用，其再使用时需要 重新申请。
3.12 展厅内的产品样机和设备物品由客服部指定专人管理，如果其他部门需要使用或借 用展厅产品，须经客服部负责人批准后方可拿取。
3.13 客户参观展厅流程：申请人→填写《展厅/车间参观评审单》→客服部审核→行政部 审批→内控审批（南山）→总经理批准，由客服人员或总经理指定专人陪同客人参观。 4.预订会议室申请流程 4.1 部门或个人到前台查询会议室使用状况。
4.2 部门或个人到前台申请并提出使用会议室大小要求，并进行预约登记。
4.3 前台根据部门或个人的申请需求作出协调安排， 并及时将预订会议室信息在公司群里 通知大家。
4.4 部门或个人自行指定人员负责安排会务相关工作。 5.修订与解释 本规定由公司行政部负责编制和修订，由公司行政部负责解释，执行中如有不同意见 可保留意见待商定后再行修订。 附件：
《会议室使用/预订登记表》 《展厅/车间参观评审单》
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