531-天津市房地产权属纸质档案数字化技术规范 天津市房地产权属纸质档案数字化技术规范1 范围本规范适用于市、区、县房地产权属登记机构及其档案管理部门.本规范适 用于...
天津市房屋权属档案管理技术规范 1 总则 1.1 为提高我市房屋权属档案 （以下简称权属档案） 管理的标准化程度， 根据 《天津市房屋权属登记条例》 、 《天津市房屋权属登记规范》和《天津市房屋权属档案管理办法》，结合本市实际，制定本规范。 1.2 本规范适用于本市行政区域内房屋权属档案的收集、整理、保管和利用。 2 权属档案的收集 2.1 房屋权属登记机构工作人员每日按照《天津市房屋权属档案管理办法》第七条规定的归档范围，将完 成房屋权属登记的文件资料收集后移交档案馆。 2.2 移交房屋权属登记文件资料应当填写移交目录一式两份。移交目录包括序号、收件号、房屋坐落、地 号、证书号、房屋所有权人等（附件 1）。 2.3 档案管理部门工作人员负责房屋权属登记文件资料的接收，应当认真核对移交目录，逐项审查每份房 屋权属登记文件资料是否齐全；表格填写应当符合《天津市房屋权属登记规范》要求，能够准确反映房屋 权属及其变动的实际状况。 2.4 经审查符合要求的， 档案接收人员与移交人员在移交目录上签字， 各存一份。不符合上述规定要求的， 不予接收。 3 权属档案的整理 3.1 档案管理部门负责房屋权属登记文件资料的整理。整理项目包括：文件资料的排列与编号、卷内文件 目录和备考表的编制、卷皮和档案盒的编目、纸质档案的电子化、档案的装订立卷和档案的入库排列。 3.2 权属档案立卷原则： 3.2.1 权属档案以一个地号为一个建档单位，以房屋所有权人为宗立卷。同一房屋所有权人的不同地点的 房屋，应分别立卷。 住宅小区的权属档案，以一个地号为一个建档单位，每幢楼房设立支号，以房屋所有权人为宗立卷。 3.2.2 市内六区住宅用地登记及现房抵押登记档案，单独立卷并附在对应的所有权卷后。 3.2.3 新建商品房初始登记资料续订在商品房预售登记档案后。 3.2.4 在新建商品房买卖转移登记前已办理预告登记的， 应将新建商品房买卖转移登记资料续订在预告登记 档案后。 3.2.5 房屋权属转移、变更登记资料续订在原权属档案后。 3.2.6 更正登记、异议登记、依法实施财产保全等限制措施的登记，换发、补发权属证书、登记证明等申请 被房屋权属登记机构受理的，相关资料应续订在原权属档案后。 3.2.7 不予登记的文件资料连同不予登记的决定、收件收据单独存放，定期保存。 3.3 权属档案卷内文件排列，应按照房屋权属变化、权属文件形成时间先后及文件主次关系为序。 3.3.1 房屋所有权初始登记卷内文件的排列顺序： (1)天津市房屋权属（初始）登记申请书； (2)天津市房屋权属登记审核表； (3)国有土地使用证、建设用地批准书和国有土地使用权划拨土地决定书； (4)建设工程规划许可证及附件、附图； (5)竣工验收备案表、天津市建筑安装工程和市政基础设施工程竣工验收备案通知书； (6)标准地名证明文件； (7)房屋测绘成果报告； (8)申请人身份证明； (9)登记证明； (10)收件收据； (11)备考表。 3.3.2 集体土地房屋初始登记卷内文件的排列顺序： (1)天津市房屋权属（初始）登记申请书； (2)天津市房屋权属登记审核表； (3)集体土地使用证或建设用地批准书； (4)建房批准文件； (5)房屋测绘成果报告； (6)申请人身份证明； (7)收件收据； (8)备考表。 3.3.3 房屋转移登记卷内文件的排列顺序： (1)天津市房屋权属（转移）登记申请书； (2)天津市房屋权属登记审核表； (3)证明房屋权属发生转移的文件： 天津市商品房买卖合同， 天津市房产买卖协议， 房屋交换协议， 房屋赠与合同， 房屋继承证明， 产权交易鉴证书， 村民委员会同意转让证明， 抵押权人同意转让证明， 其他证明房屋权属发生转移的文件； (4)房屋测绘成果报告； (5)申请人身份证明； (6)房屋所有权证书或登记证明； (7)收件收据； (8)备考表。 3.3.4 房屋变更登记卷内文件的排列顺序： (1)天津市房屋权属（变更）登记申请书； (2)天津市房屋权属登记审核表； (3)证明房屋权属发生变更的文件： 房屋权利人姓名或者名称变更证明， 房屋坐落的街道、门牌号等名称发生改变的证明文件， 配偶之间变更房屋权利人的协议， 建设工程规划许可证及附件、附图， 竣工验收备案表、天津市建筑安装工程和市政基础设施工程竣工验收备案通知书、建设工程竣工规划验收 合格证、天津市建设工程质量证书， 其他证明房屋权属发生变更的文件； (4)房屋测绘成果报告； (5)申请人身份证明； (6)房屋所有权证书； (7)收件收据； (8)备考表。 3.3.5 房屋他项权登记卷内文件的排列顺序： (1)天津市房屋权属（他项权）登记申请书； (2)天津市房屋权属登记审核表； (3)抵押担保的主合同； (4)抵押合同或设典合同； (5)申请人身份证明； (6)收件收据； (7)备考表。 3.3.6 房屋在建工程抵押登记卷内文件的排列顺序： (1)天津市房屋权属（在建工程抵押）登记申请书； (2)天津市房屋权属登记审核表； (3)国有土地使用证或建设用地批准书和国有土地使用权出让合同或建设用地批准书和国有土地使用权划 拨决定书； (4)建设工程规划许可证及附件、附图； (5)房屋建设工程总承包合同、施工总承包合同； (6)抵押担保的主合同； (7)抵押合同； (8)申请人身份证明； (9)收件收据； (10)备考表。 3.3.7 房屋他项权、在建工程抵押权转移、变更登记卷内文件的排列顺序： (1)天津市房屋权属（他项权）登记申请书； (2)天津市房屋权属登记审核表； (3)证明房屋他项权或在建工程抵押权转移、变更的文件； (4)申请人身份证明； (5)房屋他项权证或登记证明； (6)收件收据； (7)备考表。 3.3.8 商品房预售登记卷内文件的排列顺序： (1)天津市房屋权属（预售）登记申请书； (2)天津市房屋权属登记审核表； (3) 国有土地使用证或建设用地批准书和国有土地使用权划拨决定书； (4)建设工程规划许可证及附件、附图； (5)测绘成果报告； (6)申请人身份证明； (7)收件收据； (8)备考表。 3.3.9 预购商品房预告登记卷内文件的排列顺序： (1)天津市房屋权属（所有权预告）登记申请书； (2)天津市房屋权属登记审核表； (3)天津市商品房买卖合同； (4)申请人身份证明； (5)收件收据； (6)备考表。 3.3.10 预购商品房抵押权预告登记卷内文件的排列顺序： (1)天津市房屋权属（抵押权预告）登记申请书； (2)天津市房屋权属登记审核表； (3)抵押担保的主合同； (4)抵押合同； (5)申请人身份证明； (6)收件收据； (7)备考表。 3.3.11 预购商品房抵押权转让预告登记卷内文件的排列顺序： (1)天津市房屋权属（抵押权预告）登记申请书； (2)天津市房屋权属登记审核表； (3)抵押权转让协议； (4)申请人身份证明； (5)登记证明； (6)收件收据； (7)备考表。 3.3.12 房屋权属注销登记卷内文件的排列顺序： (1)天津市房屋权属（注销）登记申请书； (2)天津市房屋权属登记审核表； (3)申请注销的相关证明： 有关房屋灭失的证明文件， 证明房屋他项权、在建工程抵押权终止的文件， 预告登记终止的证明文件， 预购商品房抵押合同终止的证明文件； (4)申请人身份证明； (5)房屋所有权证书、房屋他项权证书或登记证明； (6)收件收据； (7)备考表。 3.3.13 申请人申请更正登记文件资料排列顺序： 3.3.13.1 准予更正登记的： (1)申请书； (2)报市房地产管理局的初审意见； (3)更正登记审核通知书； (4)申请人认为房屋权属登记簿记载错误的文件； (5)申请人身份证明； (6)房屋权属证书或登记证明； (7)收件收据。 3.3.13.2 不予更正登记的： (1)申请书； (2)报市房地产管理局的初审意见； (3)更正登记审核通知书； (4)不予更正登记通知书； (5)申请人认为房屋权属登记簿记载错误的文件； (6)申请人身份证明； (7)收件收据。 3.3.14 依职权更正登记文件资料排列顺序： 3.3.14.1 房屋权利人提出异议且异议成立的： (1)更正登记通知书； (2)更正登记告知书； (3)房屋权利人异议材料。 3.3.14.2 房屋权利人未提出异议或异议不成立的： (1)更正登记通知书； (2)房屋权利人异议材料； (3)登记机构报市房地产管理局文件； (4)更正登记审核通知书； (5)更正登记告知书； (6)房屋所有权证（登记证明）或房屋所有权证（登记证明）作废的公告。 3.3.15 异议登记文件资料排列顺序： (1)申请书； (2)证明房屋权属登记簿记载的房屋权利人与实际情况不符的文件； (3)申请人身份证明。 3.3.16 换发房屋权属证书或登记证明文件资料排列顺序： (1)申请书； (2)天津市房屋权属登记审核表； (3)申请人身份证明； (4)房屋权属证书或登记证明； (5)收件收据。 3.3.17 补发房屋权属证书或登记证明文件资料排列顺序： (1)申请书； (2)天津市房屋权属登记审核表； (3)房屋权属登记簿查询证明； (4)在《天津日报》、《今晚报》刊登的灭失声明； (5)申请人身份证明； (6)收件收据。 3.3.18 依法实施财产保全等限制措施的登记的文件资料排列顺序： (1)已发生法律效力的裁定书、决定书以及协助执行通知书； (2)房屋权属登记簿查询证明； (3)单位介绍信； (4)有关国家机关工作人员工作证或者执行公务证。 3.3.19 补办房屋权属登记卷内文件排列顺序： (1)天津市房屋登记（补登）申请书; (2)天津市房屋权属登记审核表； (3)权属来源证明; (4)公告； (5)具结书； (6)房屋测绘成果报告； (7)申请人身份证明; (8)备考表。 3.4 卷内文件页号的编写： 3.4.1 每一页文件编写一个页号。单面书写的文件在右上角编写页号，双面书写的文件在文件正面的右上角 编写页号。 3.4.2 卷内目录、备考表不编页号。 3.4.3 编写页号一律使用阿拉伯数字，起始号码从“1”开始。 3.5 卷内文件目录的填写（附件 2）： 3.5.1 顺序号：按卷内文件的排列顺序，给每份文件编一个顺序号。不重复，不遗漏。 3.5.2 文件名：填写文件自身的标题，不得随意更改和省略。如文件没有标题，应根据文件内容准确、简练 地拟写一个标题。文件名栏内不允许填“其他”。 3.5.3 页号：填写文件实际所在的页号。如文件有多页，应明确填清“XX-XX”页，不得只填文件第一页的编 号。 3.5.4 备注：需要注明的内容。 3.6 备考表的填写（附件 3）： 3.6.1 立卷人：负责文件整理、立卷归档的人员姓名。 3.6.2 检查人：负责检查归档文件整理、立卷质量的人员姓名。 3.6.3 日期：归档文件整理、立卷完毕的日期。 3.6.4 卷内文件说明：需要说明的情况。 3.7 卷皮与档案盒的标准： 3.7.1 卷皮的标准（附件 4）： 3.7.1.1 卷皮的尺寸为：封面 298 mm× 215mm（长× 宽），封底 298 mm× 280mm，用 145 克牛皮纸制作。 3.7.1.2 卷皮的封面项目包括：登记类别、房屋坐落、地号和房屋权利人姓名（名称）。 3.7.2 档案盒的标准： 3.7.2.1 档案盒的尺寸为：封面 320mm× 230mm（长× 宽），盒脊厚度可以根据需要设置为 20 mm、40 mm、 60mm 等规格，用 250 克无酸纸制作（附件 5）。 3.7.2.2 档案盒的封面项目包括：房屋坐落、地号和房屋权利人姓名（名称）。 3.7.2.3 封里项目包括：内装资料栏和其他栏（附件 6）。 3.7.2.3.1 内装资料栏的项目包括：房产卷的入档日期、名称和件数，抵押（设典）卷的入档日期、名称和 件数； 3.7.2.3.2 其他栏的项目包括：日期、姓名、名称、文号和归档情况。 3.7.2.4 盒脊项目：地号（附件 7）。 3.8 卷皮与档案盒项目的填写： 3.8.1 填写时应使用碳素墨水，字体工整，不得涂改。 3.8.2 卷皮填写： 3.8.2.1 登记类别：填写所有权或他项权。 3.8.2.2 房屋坐落、房屋权利人姓名和地号，按照审核表内容填写。 3.8.2.3 房屋权利人姓名（名称）发生变动的，应在原权利人姓名（名称）位置上加盖双红线印章，并在空 白处填写变动后的房屋权利人姓名（名称）。 3.8.3 档案盒填写： 3.8.3.1 房屋权利人姓名（名称）：属于一地号一户的填写房屋权利人姓名（名称）；一地号多户的应填写 XXX 等几户的字样。 3.8.3.2 内装资料栏：填写入档日期、名称、件数。属于所有权的填写在房产卷栏；属于他项权的填写在抵 押（设典）卷栏。 3.8.3.3 盒脊：应当填写地号，无地号的暂填现房屋坐落。 3.9 权属档案的电子化： 3.9.1 采用扫描仪或数码相机对纸质权属档案进行扫描或拍照，转化为电子文件。 3.9.2 扫描（拍照）程序： 3.9.2.1 权属档案按照归档要求进行排序、编写页号和文件目录，为扫描（拍照）做好准备。 3.9.2.2 将整理好的权属档案通过扫描（拍照），生成图像文件。 3.9.2.3 对图像文件按照身份证明类、协议合同类、批准文件类、证明文件类、证书票据类、司法文件类、 公告声明类、图形数据类、生成文件类九种类别进行分类，并进行图像质量检查，在网络数据库中建立相 应索引信息。 3.9.2.4 综合检查扫描（拍照）和排序索引的工作质量。 3.9.3 备份保管： 3.9.3.1 登记机构电子档案管理人员每日完成电子文件的备份，每月使用不可擦除型光盘进行刻录，留存保 管。 3.9.3.2 光盘、包装盒上应标明电子文件刻录内容、刻录日期等。 3.10 权属档案的装订： 3.10.1 装订前的准备工作： 3.10.1.1 将文件上的金属物全部剔除干净，操作时不得损坏文件。 3.10.1.2 破损的或幅面过小的文件材料应用 A4 开白衬纸托裱，一张白纸只准托一张文件，不得一张白纸托 两张以上（包括两张）文件。 3.10.1.3 卷内文件大于 A4 开的，应按 A4 开大小折叠取齐，并注意预留出装订边际，便于展开翻阅。 3.10.1.4 核对卷内目录与卷内文件是否一致；核对档案盒封面上的姓名（名称）与卷内文件上的姓名（名 称）是否一致。姓名（名称）不得用同音字或随意简化字代替。 3.10.2 权属档案的装订： 3.10.2.1 将文件资料向左下角对齐。装订孔中心线距文件左边际 12.5mm。 3.10.2.2 采用两孔一线法在文件左侧中部装订，装订长度 120mm，用线绳装订，结头打在背面。 3.10.2.3 大型图纸折叠后过厚的，应在装订线位置加入垫片，使其保持平整。 3.10.2.4 卷内文件资料与卷皮装订在一起，做到整齐美观，不压字、不掉页、不妨碍阅读。 3.11 权属档案的装盒。同一个地号的权属档案卷装一个盒，根据该地号内权属档案的多少选择适当厚度的 档案盒，盒内要留出一定的富余量；同一地号内的权属档案一个盒装不下的，装入另一档案盒，依次排列。 3.12 权属档案的入库排列： 3.12.1 整理装订后的档案，采用密集架形式存放。架内应当按地号从小到大的顺序并按照从上到下、从左 到右的方法排列。 3.12.2 密集架侧面应标明内存档案的起止地号；每层应标出本层的起止地号。 3.12.3 电子档案（包括登记簿光盘）按照其刻录时间顺序单独存放。 3.12.4 不予登记的文件资料按时间顺序排列，单独存放。
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