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《办公设备及耗材管理工作标准》A/0 1.0、总则与目的 为了加强公司行政管理 ,有效地控制办公设备成本费用 ,提高利用效率,促进办公设备 管理规范化,特制定本工作标准? 2.0、规范性引用文件 (无) 3.0、术语和定义 3.1、 办公设备:是指用于办公室工作的设备和器材?包括以下几类:电话机、 复印机、 打印机、 扫描仪、传真机、投影仪、摄像机、照相机等属于固定资产管理范畴的办公设备;3.2、办公耗材:日常办公时用的消耗性产品,根据所依赖的设备、使用用途不同,主要包括: 墨盒(用于喷墨打印机、喷墨型传真机、一体机 )、硒鼓(用于激光打印机、复印机、 激光一体机)、色框与色带(用于针式打印机)、碳带(主要用于传真机等)? 4.0、应用范围 4.1、本工作标准适用于办公设备及其办公公耗材的管理(不包括计算机及附属设备、网络 设施);
4.1、计算机及附属设备、网络设施的管理详见《计算机及网络管理工作标准》? 5.0、职责与权限 5.1、行政课: 5.1.1、负责对公司办公设备档案建立,设备周边附件、说明书等的保存与管理;
5.1.2、负责办公设备的申购、配置的制定与调整、定期维护及报废管理;
5.1.3、负责办公设备报修及对外联系工作;
5.1.4、负责办公设备相关耗材的采购、发放、统计、盘点及用量分析工作;
5.1.5、负责对新入职人员办公设备使用操作的培训? 5.2、IT 网络管理员: 5.2.1、负责办公设备日常保养、故障处理;
5.2.2、办公耗材的选型、验收以及日常办公活动中耗材的安装更换? 第1页 共 5 页 《办公设备及耗材管理工作标准》A/0 5.3、办公设备使用部门/人员: 5.3.1、各部门如需独立增加、更换或报废办公设备,必须由使用部门以《内部联络单》方 式向行政课提出申请;
5.3.2、办公设备使用人员应按正确操作程序操作,发现设备故障应及时上报行政课,严禁非 法、蛮横操作? 6.0、管理内容及要求 6.1、电话机的使用及管理要求 6.1.1、对外使用电话应“长话短说、简明扼要”?禁止拨打声讯或私人电话;
6.1.2、拨打国内长途或国际长途,要求事先拟好通话提纲,从严控制时间;
6.1.3、使用人员爱护电话机,做好日常清洁保养;
6.1.4、国内、国际长途电话的开通由行政课负责开放权限? 6.2、复印机的使用及管理要求 6.2.1、不得复印与工作无关的文件、资料、图纸、报表等;
6.2.2、在公司内部使用的各类表格、部门之间传阅的备忘录等可用二手纸(注意:二手纸不 应有泄密内容);
6.2.3、凡是带密级的文件、资料复印(如:各类合同、协议、招投标文件、财务和人事报表、 资料等),不可当作二手纸复印;
6.2.4、摆放复印机时,将机器放于干燥通风处,要远离水源,这样可以防止由于室内潮湿气 造成的故障;
6.2.5、 保持纸张干燥,在复印机纸盒内放置一盒干燥剂,以保持纸张的干燥?在每天用完复印 纸后应将复印纸包好,放于干燥的柜子内;
6.2.6、每天下班,关掉复印机开关后,不要拔下电源插头,以使复印机内晚间保持干燥,在阴 雨天气情况下,要注意复印机的防潮;
6.2.7、复印纸应用于复印,不得用做草稿纸;纸张可双面利用,修改校对稿可先用废旧纸张 打印等,充分发挥各种办公用品的最大使用效率? 第2页 共 5 页 《办公设备及耗材管理工作标准》A/0 6.3、打印机的使用及管理要求 6.3.1、不得打印与工作无关的文件、资料、图纸、报表等;
6.3.2、打印之前认真核对好打印内容,提高打印文件资料的正确率 ,避免错打漏打,节约用 纸;
6.3.3、打印机的色带、墨盒、硒鼓使用完需及时更换,由公司指定专业人员负责更换;
6.3.4、避免长时间不间断的打印,如需打印较多资料文件时,可在打印一份后,尽量选择复 印;
6.3.5、纸盘纸张应分类,不能混放,放置二手纸时,应先处理好硬物(如装订针、大头针等) 以免引起设备损伤和故障?非正式性文件资料尽量选择二手纸打印;
6.3.6、打印机的工作环境尽量要干净并保证灰尘尽量少 ,摆放打印机的工作台必须平稳且 没有振动, 尤其要注意的是不要在打印机上放置任何物品 , 以免这些物品掉进机器内 部进而影响机械部分的运转,甚至造成严重故障;
6.3.7、打印机非常怕强磁场,所以在使用打印机时尽量避免打印机与大功率容性或感性电 器使用用一个多功能电源插座,而且摆放位置还要远离这些电器;
6.3.8、定期对打印机进行清洁和加强润滑工作? 6.4、传真机的使用及管理要求 6.4.1、不得传真与工作无关的文件、资料、图纸、报表等;
6.4.2、凡接收方有 E-mail 地址并能采用网络进行文件或资料传递时,尽量不使用传真;
6.4.3、各部门人员严格按照说明书以及正确的操作要求真确使用;
6.4.4、不宜在高温、高湿、强磁、强腐蚀性气体的环境中使用以免影响图文质量;
6.4.5、不宜使用非标准传真纸以免造成器件磨损和影响图文质量;
6.4.6、发送稿件上不宜有硬物(如装订针、大头针等)以免引起故障;
6.4.8、稿件上墨迹或胶水未干不宜发送以免污染扫描玻璃影响质量;
6.4.9、不宜随意更换电源线以免影响安全? 6.5、扫描仪的使用及管理要求 第3页 共 5 页 《办公设备及耗材管理工作标准》A/0 6.5.1、扫描仪通电后,千万不要热插拔 SCSI、EPP 接口的电缆,这样会损坏扫描仪或计算机 (USB 接口除外)? 6.5.2、扫描仪在工作时请不要中途切断电源,一般要等到扫描仪的镜组完全归位后,再切断 电源,以便保护扫描仪电路芯片的正常工作? 6.5.3、放置纸张不应有锋利物品以免划伤玻璃,包括钉书针、大头针等;放下上盖时不要用 力过猛,以免打碎玻璃;
6.5.4、扫描仪不用时应切断电源,以保护扫描仪灯管寿命(扫描仪灯管类比于日光灯 ,属消 耗品);
6.5.5、扫描仪应该摆放在远离窗户的地方,应为窗户附近的灰尘比较多,而且会受到阳光的 直射,会减少塑料部件的使用寿命;
6.5.6、 由于扫描仪在工作中会产生静电,从而吸附大量灰尘进入机体影响镜组的工作? 尽量 使用绒/棉织品等进行覆盖,房间适当的湿度可以避免灰尘对扫描仪的影响? 6.6、投影仪使用及管理要求 6.6.1、投影仪置于会议室用于公司会议、培训或集体活动时需时才启用;
6.6.2、不可私自利用投影仪观看录相、电影;
6.6.3、投影仪注意防尘、防潮、防腐蚀、防震动?除投影仪外,投影盒上部不得放置其他东 西;
6.6.4、使用过程中不得搬动投影仪,使用完毕后,也要等到灯丝冷却后再搬动;
6.6.5、不要用手及坚硬物触摸投影仪的光学部件?不得擅自打开投影仪盖板;
6.6.6、在投影仪使用过程中,不得阻挡投影仪的进、出风口;
6.6.7、一般情况下尽量只使用电源开关 ,不开亮度选择开关,如需使用,也要在打开电源开 关 1~2 分钟后再打开亮度选择开关;
6.6.8、关机后勿实时开启,以免投影仪里的灯泡经常受电压冲击,导致寿命可能会大大缩短, 最好在关机后约 5 分钟才再开机 (投影仪里的灯泡价值较高, 一个便宜的都要成千 元) ,更不能频繁工关机; 第4页 共 5 页 《办公设备及耗材管理工作标准》A/0 6.6.9、投影仪正确关机步骤是:先按一下【Stand by】键,灯光灭,此时不可立即关闭电源, 风扇还在运行为灯泡散热,待风扇自动停下后,方可关闭电源;
6.6.10、每年年底对投影仪内部堆积的灰尘进行清洁保养(须具备一定专业知识,以免损坏 内部光学元件)? 6.7、办公耗材使用及管理要求 6.7.1、行政课可根据服务质量、产品性价比等指标指定一家供货商定点送货;
6.7.2、 办公耗材须以旧换新,必须由由 IT 网络管理员判定、 领取及更换?严禁他人自行领取 办领取耗材作更换处理;
6.7.3、行政课应保证办公耗材一定库存量,墨盒可按照不同型号最低 2 套的安全库存量;
6.7.4、办公耗材的采购管理及流程可参照《办公文具管理工作标准》? 7.0、流程图 (无) 8.0、关联文件 8.1、 《办公室日常管理工作标准》 9.0、支持文件 (无) 10.0、相关记 10.1、 《办公设备台账》 编 制 日 期 编 写 文 件 编 号 审 核 FJ-WI-HR- 版 本 编 号 批 准 A/0 实 施 日 期 受 控 印 章 第5页 共 5 页
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