一、公文的文面结构主要有哪些要素? 公文的文面结构是个公文格式问题,是公文规范性... 位置居中略下(纵向)或左下.顺序号,使用阿拉伯数字,如“58号”.写作“第58号”...
一、几种公文不规范的问题 （一） 关于文种使用乱的问题。把没列为文种的公文种类作 为文种使用，这类问题比较突出。行政机关公文文种主要有 13 种，即：命令（令） 、决定、公告、通告、通知、通报、议案、 报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。除此之外，均不可直 接行文，但可作为“印发通知”的“附件”行文。如《××局关 于×××××的具体操作规定》 、 《××局关于 2007 年工作总结》 等，这里的“操作规定” 、 “总结”均不应作为文种使用，可以改 成 《××局关于印发×××××具体操作规定的通知》 、 《××局 关于印发 2007 年工作总结的通知》 。不能作为文种使用的还有 “条例” 、 “规定” 、 “办法” 、 “说明” 、 “计划”等， 有的甚至把 “安 排” 、 “要点” 、 “细则”这些既不是公文文种又不是应用文体种类 的东西常常作为公文文种直接行文，都是错误的。（二）关于规矩格式乱的问题。在核发文时，发现常见错误 主要有：1．排版规格不当。公文标题应在红色反线下空 2 行， 用 2 号小标宋体字，正文用 3 号仿宋体字，一般每面排 22 行， 每行排 28 个字。而在实际操作中往往各行其是，严重影响了公 文的严肃性。2．标题滥用符号。公文标题中除法规、规章名称 加书名号外，一般不用标点符号。但在实际中，滥用符号的例子 屡见不鲜。如“关于转发市××《关于强化×××××工作的紧 急通知》的通知” ，以上的“ 《》 ”符号不应该使用，应改为：
“关 于转发市××关于强化×××××工作的紧急通知的通知”或 “关于转发强化×××××工作文件的通知” 。
3． 结构层次序数 使用不规则。
结构层次序数， 第一层为 “一、 ” ， 第二层为 “ （一） ” ， 第三层为“1． ” ，第四层为“ （1） ” 。但是有些单位公文序数数词 仍然存在使用不规则的情况， 要注意规定的序数数词的写法， 其 中：
“一、 ”下面是顿号， “ 1． ”下面是圆号，而“ （一） ”和“ （1 ） ” 括号外面是不带任何标点符号。4．引用文号格式不对。引用公 文应当先引标题， 后引发文字号。
有些单位对这一规定没有掌握 好。如， “根据（×发?2007?12 号） 《××局关于××××× 的通知》要求” ，其引用文号的方法就是不符合规定的，正确的 引用方式应为“根据《××局关于×××××的通知》 （×发 ?2007?12 号） ” 。5．成文时间标志不清。单一机关制发的公文 在落款处不署制发机关名称， 只标识成文时间， 用汉字将年、 月、 日标全（ “零”写为“〇” ，不是字母“O” ，在符号栏中插入） ， 并且右空 4 字，但在实际写作中样式花样百出，如“二 00 七年” 或“二 O O 七年”等，有的成文日期甚至早于签发日期。6．盖 印不规范。
印章是公文制发机关对公文生效负责的凭证， 必须按 规定正确使用， 主要分为中套和下套。
但不规范现象常见于一些 文件中：如印章上压正文、歪斜、不清晰、排列不齐；印章间相 交或相切，相距超过 3mm；联合行文单位印章顺序混乱，或一 排超过 3 个，或左右距公文纸边距离不合标准等。
（三）关于公文要素缺的问题。在运用“请示” 、 “报告”文 种和商请事项需对方给予回复用“函”时，为便于对方了解情况 — 2 — 和询问有关问题，按照规范要求，在这 3 种公文运用中，都应注 明“联系人及电话”这 2 个要素。在核发文时经常发现这 3 种公 文多数缺失这 2 个要素。
（四） 关于数值和数字表述误的问题。数值范围也就是百分 之几到百分之几的数值比较，百分比不可能大于 1，只能小于或 等于 1。在核发文时经常发现在数值范围表述上出现大于 1 的问 题。如数值范围表述“3—8%”时， “3”后面的百分号是不能省 略的，因为百分比不可能大于 1，所以数值“3”显然是错误的， 正确的数值范围表述应为“ 3%—8%” 。用分数和整数表述数值 范围时，同样存在上述问题。如表述“全县乡镇企业产值达到 50—100 万元的有×家”时，这“50”表述就不规范，正确的数 值范围表述应为“50 万—100 万元” 。公文中经常出现该用阿拉 伯数字的地方用了汉字，应当用阿拉伯数字的主要有两种情况：
1．公历世纪、年代、年、月、日和时刻。2．记数与计量（包括 正负整数、分数、小数、百分数、约数等） 。在核文时经常发现 部分文件中出现百分数和分数该用阿拉伯数字用成了汉字。
如文 中经常出现“百分之二十”或“百分之五十” ，应将“百分之二 十”表述为 20%，将“百分之五十”表述为“50%” ；又如应将 “四分之三”表述为“3/4” 。今后应以此类推规范书写或表述。
（五） 关于计量单位使用乱的问题。根据国家采用法定计量 单位的规定，土地面积计量单位名称应为平方公里、公顷、平方 米， 在公文中应使用法定的土地面积计量单位。
在核发文时经常 — 3 — 发现使用“亩”作土地面积计量单位的情况，应将“亩”换算成 “公顷” 。
（六） 关于常用词使用混淆的问题。
公文中经常会运用易混 词，如“截止”和“截至”的运用， “截止”和“截至”均为动 词，二者用法上有区别。1．表意不同。
“截止”是指（到一定期 限）停止，是终止、结束的意见。
“截至”是指截至某个时候， 多指一个过程、 一件事情暂告一段落， 并不意味终止和结束。
“截 至”用于日期之前，不能用于日期之后，如“截至 2007 年 12 月 31 日” 。
2．用法不同。
“截止”是不及物动词，后面不能带 宾语。如果“截止”出现在日期之前，需加一个介词“到”作补 语或名词性词语加冒号， 如 “截止到 2007 年 12 月 31 日” 或 “截 止日期：2007 年 12 月 31 日” 。
二、审核草拟公文时应注意把握的问题 （一） 关于文件批语的问题。在县乡人民政府和县乡政府办 公室的文件批语中， 除特殊情况外， 一般不要表述为 “参照执行” ， 应表述为“贯彻执行”或“一并贯彻执行” 。
（二）关于用字用词正确、统一、规范的问题。在表述“其 它” 、 “通讯”时，应使用“其他” 、 “通信” 。1949 年 10 月以来 的时段，不能用“建国以来” ，应使用“新中国成立以来” 。
“制 定”与“制订”的准确使用：
“制订”突出拟订、草拟、创制， 对象多为方案、计划等，注重的是过程； “制定”突出确定下来、 正式实施，多指路线、方针、政策、法令、规章等，注重的是结 — 4 — 果。
“做出”与“作出”的正确使用：
“做出”多为口头语，后面 所带的宾语一般为名词、代词，强调于一些具体的事； “作出” 多为书面语，后面所带宾语一般为动词。
“急待”与“亟待”的 正确使用：
“急待”是指时间上的紧迫性； “亟待”是表示意义上 的紧迫性，表示问题严重已达到了极点。使用简称，一般应当先 用全称并注明简称，不要滥用简称。
（三） 关于使用文种批复的问题。在批复下级机关引用来文 机关文件标题时， 要做到先引来文机关文件标题全文， 后引来文 字号。如来文机关的标题为《××局关于×××××的报告》 ， 公文批复时，应表述为：
“ 《××局关于×××××的报告》 （× 发?2007?20 号）收悉” ，不能表述为：
“你局《关于×××× ×的报告》 （× 发?2007?20 号）收悉” 。
（四） 关于主题词标注规范的问题。在表述主题词时应遵循 第 1 个词是类别词，必须从《国务院公文主题词表》中找，找不 到的用“综合”类代替。第 2 至第 4 个为类属词，尽可能从主题 词表中找，如找不到可新造，但新造词必须在其后面加“△” ， 最后 1 个词是文种。主题词一般控制在 5 个以内。
（五）关于表述时间时段的问题。公文表述时间时段，一般 不要表述为“去年” 、 “今年” 、 “明年”等，应规范表述。
“去年” 应表述为“2007 年” ， “今年”应表述为“2008 年” ， “明年”应 表述为“2009 年”等。
（六）关于公文标题规范的问题。在审核草拟公文标题时， — 5 — 在标明发文机关+发文事由+文种的标题组成要素后，除特殊情 况外应注意：1．标题上不能出现书名号、引号等标点符号。如 ××局关于印发×××××制度的通知， 不能写成：
××局关于 印发《×××××制度》的通知。2．标题上不能出现“关于对” 字样，因为“关于”和“对”词性相同，词义相同或相近，在行 文中不必重叠使用， 且显得累赘。
如××乡人民政府关于××× ××的通知， 不能写成：
××乡人民政府关于对×××××的通 知。这类问题在“批复文种中经常出现，如××乡人民政府关于 对×××××的批复， 规范的标题应写成：
××乡人民政府关于 ×××××的批复。
“函”文种的标题也经常出现类似不规范的 问题。 — 6 —
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