文书档案分类整理编目方法讲义 伍斌文书档案分类整理编目方法讲义目录 第一章、公文格式 一、公文用纸幅面及版面尺寸 2 二、排版规格 3 三、字体 3 第二章、发文与收文程序 ...
档案 管理 一分公司：郭倩 档案整理工作 一、定义 ? 档案整理工作，是指将处于零乱状态的和需要进 一步条理化的文件经过分类、组合、排列与编目， 达到系统化的过程。是一项重要的基础工作。 ? 档案整理方法： 以件为管理单位 二、一般程序 ? 档案整理工作的流程，主要包括 区分全宗-全宗内档案 分类-按件装订-件的排列与编号-编目-排架等步骤。 1、区分全宗：将文件按不同的形成机关、组织或个人分开， 以避免不同机关形成的文件混合在一起 2、全宗内档案分类：把一个单位内的全部档案按其在来源、 时间、内容和形式上的异同，分门别类，并按照一定办 法排列。 3、立卷：将归档文件按一定特征分门别类地组成档案的基 本保管单位——案卷。包括文件材料的组合、卷内文件 的排列、拟定案卷标题和装订等。4、案卷的排列：将案卷按年度、组织机构或问题等标准系 统排列，以固定案卷序列。 5、编目：以一定形式揭示和介绍档案内容与形式特征的工 作，包括填写卷内文件目录、备考表、案卷封面和编制 案卷目录或归档文件目录、档号等。 档案保管的原则 ? ? ? ? 建立与维护档案存放的秩序 延长档案寿命 防止档案损坏 有据可依 档案整理工作的原则 ? ? 已办理完毕的，有保存价值的 遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的 有机联系 区分不同价值 ? ? 便于档案的保管和利用 保持文件之间的有机联系 ? 是指文件在产生和处理过程中所形成的固有关系， 主要表现在文件在来源、时间、内容和形式等方 面的联系。 如：一个单位及其内部机构 一定的历史阶段、一个年度 一项特定的活动、处理一项业务、进行一次调查、承办一 个案件、召开一次会议 不同的文种、载体材料等 区分不同价值 ? 区分归档范围内不同文件的价值，划定不同的保 管期限。 如：保存价值大——重点整理和保管 保存价值小——根据条件区别对待 无保存价值——不需归档、销毁 便于档案的保管和利用 ? ? 是档案整理工作的基本出发点和根本目的 当与保持文件之间的历史联系发生矛盾时，应充 分考虑档案保管和利用的方便 第一讲 ?文件的 归档 ? 归档文件 立档单位在其职能活动中形成、办理完毕、应作 为文书档案保存的各种纸质文件材料。特别要注 意对单位会议记录的归档 ? 归档文件整理 将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、 编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 ? 件——归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件； 文件正本与定稿为一件； 正文与附件为一件； 正文与文件处理单等为一件； 原件与复制件为一件； 转发文与被转发文为一件； 报表、名册、图册等一册（本）为一件； 来文与复文可各为一件。 第一点注意平时收集，即平时将某次会议或 处理某件事、解决某个问题所形成的文字材 料收集起来； ? 第二点注意年终收集，即年终要把本单位收 发文本上作了登记的全部文件材料收集起来 ； ? 第二讲 ? 归档文件的价值鉴定 有价值 ? 反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本 机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文 件材料； 三、文件修整 一般包括： ? ? ? ? 对破损文件进行修校； 对字迹模糊或易褪变的文件进行复制； 去除文件上易锈蚀的金属物； 对过大的文件进行折叠。 四、文件装订 归档文件应按“件”装订 ? “件”内排序 正本在前，定稿在后； 正文在前，附件在后； 原件在前，复制件在后； 转发件在前，被转发件在后； 复文在前，来文在后； 不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。 ? ? 对齐方式 便于将来翻阅利用。 1、装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐， 2、采用左上角装订的，应将左、上侧对齐。
3、采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。 ? 装订方式和用品：常用的有三种 1、线装：缝纫机轧线 2、粘接式：包角 3、变形材料：不锈钢夹、燕尾夹、塑料夹 符合档案保护要求，降低成本、简便易行 五、归档文件的分类 （一）分类方法：年度分类法、机构/问题分类法、 保管期限分类法 （二）分类方案： 1、年度—机构（问题）—保管期限（例1、2） 2、年度—保管期限（例3） 3、保管期限—年度—机构（问题）（例4） 4、保管期限—年度 ? ? ? ? ? ? 例1：2001年：办公室…永久、长期、短期 人事处…永久、长期、短期 管理处…永久、长期、短期 …… 2002年：办公室…永久、长期、短期 人事处…永久、长期、短期 管理处…永久、长期、短期 ? ? ? 例2：2001年：党群类…永久、长期、短期 业务类…永久、长期、短期 行政类…永久、长期、短期 2002年：党群类…永久、长期、短期 业务类…永久、长期、短期 行政类…永久、长期、短期 例3：
2001年：永久、长期、短期 2002年：永久、长期、短期 2003年：永久、长期、短期 ? 例4：永久：2001年办公室、人事处、管理处… 2002年办公室、人事处、管理处… 2003年…… 长期：2001年办公室、人事处、管理处… 2002年办公室、人事处、管理处… 2003年…… 短期：2001年办公室、人事处、管理处… 2002年办公室、人事处、管理处… 2003年…… 六、归档文件的排列 ? 是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的 方法确定归档文件先后次序的过程。 事由原则 结合时间、重要程度 会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列 （一）同一事由内的归档文件排列 按文件形成时间的先后顺序； 按文件的重要程度排列。
（二）不同事由间的归档文件排列 按不同事由形成时间的先后顺序排列； 按事由的重要程度排列； 按事由具有的共同属性分别集中排列。 七、归档文件的编号 ? ? 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在 文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关 内容。
归档章必备项目为：全宗号、年度、保管期限和 件号；选择项目为：机构（问题）。 全宗号是档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代号； 年度指归档文件的形成年度； 保管期限是按照《文书档案保管期限表》给归档文件划定的； 件号指归档文件的排列顺序号。 ? ? ? 填写归档章项目时应使用符合档案保护要求的字 迹材料 加盖归档章的时间 归档章格式（如图） 全宗号 机构或问题 年度 保管期限 室编件号 馆编件号 八、归档文件的编目 ? 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序 编制《归档文件目录》 《归档文件目录》由二部分构成：
归档文件目录 归档文件目录封面 ? 归档文件目录 ? 归档文件应逐件编目，目录中一件只体现一条条 目。 归档文件目录各项目应体现归档文件的内容和形 式特征，方便检索和利用。 如：来文与复文件为一件时，只对复文进行编目。 ? ? 归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、 日期、页数和备注等项目。 归档文件目录 件号 责任者 文号 题 名 机构：办公室 日期 页数 备 注 档办 国家档案 [2004] 国家档案局办公室关于加强档 2004 00001 8号 0305 局 案安全保管的通知 2 浙江省档案局关于转发[国家档 浙档 案局关于加强汛期档案安全管 2004 浙江省档 00002 [2004] 理的几点意见]的通知 0610 案局 56号 杭政 杭州市人 关于进一步加强我市精神文明 2004 00003 [2004] 民政府 建设的决定（附：市民公约） 0220 12号 3 8 ? 归档文件目录用纸采用国际标准 A4 型纸横排或 竖排 归档文件目录应打印装订成册并编制封面 归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期 限、机构（问题）等项目 ? ? 归档文件目录封面 归档文件目录 全宗名称：
中 国 银 行 年 度：
2004 年 保管期限：
永 久 机 构：行长办公室 （问题） 九、归档文件的装盒 ? 装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒，填 写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等内容。 ? 装盒的要求：
不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒； 不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒； 分机构（问题）的情况下，不同机构（问题）形 成的归档文件不应放入同一档案盒。 档案盒封面 （全宗名称） 档 案 盒 盒 脊 全宗号 年 度 保管期限 机构(问题) 起 止 件 号 (室 ) (馆 ) 盒号 备 考 表 盒内文件情况说明 ?盒内文件齐全完整程度； ?盒内文件缺损、修改、补充、 销毁等情况； ?备注项内容。 整理人：
检查人：
年 月 日 十、排架 ? 档案按分类方案 如年度——机构（问题）——保管期限 或年度——保管期限——机构（问题）从上到下、 从左到右的顺序排列上架, 也可将历年档案统一按 保管期限分别排架。 （全宗名称） 公积金个人住房抵抻贷款 档号（合同编号） 借 款 人 身份证号 保管期限 个贷档案卷内目录 序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 文 件 题 名 职工住房抵押借款申请审批书 公积金缴交证明 借款人身份证、户口簿复印件 自筹资金复印件 商品房购销合同 收入证明 公证书 公有住房买卖协议书 价格审批表 房屋转让合同 卖方三证复印件 其它 件数 备注 （全宗名称） 行政处罚案件档案 案件名称 处理结果 自 年 月 日至 年 月 日止 保管期限 本案共 卷，本卷为第 卷 件 页 归档号 全宗号 目录号 案卷号 （全宗名称） 参保管理类 编 号 参保单位 年 度 案 卷 号 保管期限 参保管理档案卷内目录 序号 1 2 文 件 名 称 职工基本医疗保险用人单位职工增 减登记表 参保人员本人的身份证复印件 报到证（或调令、劳动用工合同） 复印件 一寸证件照 职工基本医疗保险视作缴费年限核 定表 页数 备注 3 4 5 6 原证历本封面 调令复印件、死亡证明复印件 医保证历本、医保就诊卡 退休人员审批表 养老保险视作缴费年限审批表 事业（企业）单位职工退休（退职） 和基本养老金审核表 退休证复印件 批准退休的文件 退休人员登记表或退休人员审批表 其它 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 特种载体档案的整理 一、照片档案的整理 （一）基本概念 1、照片档案：是指机关或个人在社会活动中直接形成的， 对国家和社会有保存价值的，以感光材料为载体，以影 象为主要反映方式，并辅以文字叙述的记录材料。
2、芯页：用以固定照片或底片，并标注说明的中性偏碱性 纸质载体，是照片册、底片册的组成单元。
（二）照片档案的组成 由底片、照片、文字说明三个部分组成 （三）照片档案的收集 1、本单位在工作活动中产生的具有凭证和参考价值的照片； 2、本单位领导活动的照片，社会知名人士在本单位工作、 学习的照片； 3、本单位向有关单位提出内容和要求，组织拍摄或征集的 照片； 4、本单位工作中选用的外单位的照片。
（四）整理原则 保持照片档案的有机联系，便于查找和利用。照片的底片 应单独整理并存放在专门制作的底片册里，照片及其文 字说明一同整理并存放在照片册里。 (五)保管期限与密级 ? 保管期限是按照片、底片的价值划定的存留年限，分为 永久、长期、短期三种。具体按照《国家档案局关于机 关档案保管期限的规定》执行。 ? 密级是指照片、底片保密程度的等级。密级的划定按照 《保密法》及其实施办法执行。 底片的整理 1、底片的整理可按年度——问题分开，其次是进行底片编 号。底片号格式：全宗号-保管期限代码-张号。 2、可以以一张底片或一组底片为一个保管单位，编一个顺 序号。如果是一组底片编一个顺序号，则在一组内每张 底片上再编一个分号。
3、底片号可用铁笔横向刻写在胶片边处，但不能损伤影像。
4、将底片放入乳胶袋，在乳胶袋右上方空白处标明底片号。
5、按底片号顺序将乳胶袋依次插入芯页，并在芯页的插袋 上标明底片号。 照片的整理 1、一般应按照片反映的内容或专题来进行分类，使同一 内容或同一性质事物的照片归入同一类中，保持其内在 的联系。
2、照片分类以后，按照重要程度或时间顺序进行排列， 按序嵌进影集。
3、照片的编号，以影集每页从上到下，自左至右依次编 流水号。格式：全宗号-保管期限代码-册号-张号； 全宗号-保管期限代码-张号。 4、照片的分类号、序号以及底片号等除在文字说明栏中 写清外，每张照片的背面都应写明，以便查找利用。 文字说明的编写 1、照片的说明，主要包括符号说明、文字说明及拍摄时间和 摄影者。
2、符号说明包括照片号、底片号和参见号。其中参见号是指 与本张（组）照片有联系的其他档案的档号。
3、照片的文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄 影者等六要素 4、编写文字说明要综合六个要素，概括地揭示照片影象所反 映的全部信息，其次要语言流畅，文字简洁。
5、编写说明一般以单张照片为单元，而对由若干联系密切的 一组照片应编写一个总说明，其中的每一个单张还需编写的 分说明。总说明在该组照片的第一张照片的上方书写，分说 明则一律在每张照片的正下方或者左侧、右侧书写。 ? 数码照片的整理：实行“双套制”保存。
冲印具有代表性的数码照片按照传统照片 整理方法进行整理、编写说明等，形成的 全部数码照片配上文字说明刻成光盘进行 保存。 二、磁带、录音带、录像带、光盘的整理 在不同载体形式分类的基础上，按其包含内容所 形成的先后时间顺序逐件编号，可跨年度编制流 水号，并编制目录，目录应包括序号、内容、形 成日期、保管期限、备注等项目。 三、实物档案的整理 包括奖牌、奖状、奖杯、锦旗、纪念品、废旧印 章等，可以总的编一个大流水号，并编制实物档 案目录。 讲课到此结束 谢谢！
档案分类与整理 档案整理工作 档案整理 按照一定的原则与方法,对处于零乱状态的 和需要进一步条理化的档案实体进行系统分类、 排列和科学编目的一项业务工作. 档案整理方...
如果要通用的，可以在百度上搜国家档案管理局《归档文件整理规则》查看。在总的规则上，各个企业根据自己行业的不同又有不同的细节标准，这个就不好说了，还需要...
文书档案分类与 整理 文书档案整理工作 一、定义 文书档案整理工作,是指将处于零乱状态的和需 要进一步条理化的文件经过分类、组合、排列与 编目,达到系统化的过程.是一...