浅析实物档案的管理 【摘要】: 实物档案在档案工作中的具体保管、管理及利用,以及实物档案与文物之间的关系等命题仍然在学术界有着许多争论.随着社会经济的进一步发展,...
榆次区档案局 一、实物档案的概念 二、实物档案的归档范围和保管期限表 三、归档要求 四、实物档案的整理 五、实物档案的保管 六、实物档案的移交 一、实物档案的概念： ? 实物档案是指以物质实体为 载体反映本单位历史面貌的 特定物品等，一般包括奖品、 印信、名人字画等。 二、实物档案的归档范围及保管期限： 永久 永久 30年 永久 30年 永久 三、归档要求 （一）实物档案应在形成或获得实物一个月 内向本单位档案室移交，任何单位、部门 或个人不得将实物损坏、私存或转送他人。（二）归档实物没有明确标明主题和时间的， 移交单位或个人应在移交时对实物的主题 和时间进行说明 （三）归档的实物档案应保持整洁、无破损。 四、实物档案的整理： 1、分类、排列 a、在一级类目下，把收到的实物，按奖状、锦旗、 证书、奖杯等分成二级类，在二级类下按形成 年度排列；适用于形成实物档案多的 b、不设二级类，按形成时间顺序排列，并在每一 年度内按奖状、锦旗、证书、奖杯等排列。适 用于形成实物档案少的 2、编号： ? 实物档案应以“件”为单位按一件一号原则进行编号，并在 实物上粘贴归档章。平面实物将归档章粘贴在实物右下方， 立体实物将归档章粘贴在实物底部。归档章项目包括 全宗号、 目录号、案卷号。 全宗号 目录号 案卷号 全宗号：暂空. 目录号：全宗内所属目录的编号。
案卷号：按分类方案，每件实物档案的流水编号。 归档章项目应用阿拉伯数字填写，书写材料应符合档案管理要求 。 3、编制案卷目录 实 物 档 案 目 录 颁发 接受 颁发或 单位 单位 形成时间 归档 时间 保管 期限 档 号 1 类别 证书 名 称 备 注 二 0 0 四 被 评 为 晋中 榆次 计 划 生 育 先 进 市 计 区档 单位 生委 案局 2005.3 2005.6 永久 五、实物档案的移交 （1）各单位档案室对应归档的实物档案 进行检查，确保实物档案符合归档要求。
（2）移交实物档案时，应办理移交手续， 清点后交接双方在移交清册上签字。 六、实物档案的保管 （1）实物档案一般应专柜保管，对贵重的实 物档案，要采取相应措施确保安全，移出档 案室必须要履行签字手续。 （2）对实物档案应定期清点，做到帐物一致， 发现问题及时查对清楚。
（3）实物档案应保持整洁，定期除尘，避免 褪色，确保实物档案完好无损。 （4）存放锦旗、证书等易虫蛀的橱柜，要投 放防虫剂。 （5）实物档案应使用数码相机数字化，并将 形成的数码照片按《照片档案管理规范》要 求整理。
（6）奖状可卷成筒状保管，锦旗也可卷成筒 状保管或折叠后放入档案盒保管。
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