2013年11月13日... OA系统实施完成后,很多企业希望能够建立一个OA系统的管理制度,对OA系统的使用做出明确的说明和规范,确保OA系统的良好运行. 但对于如何建立这个...
第一章 总则 第一条 电子公文是指公司制发的非密级正式公文形成的电子数据、 信息类情况报告、简报等形成的电子数据，通过公司网络 办公系统传输处理后形成的具有规范格式的公文的电子数 据。第二条 为进一步加强公司的公文管理，严格公文处理程序，对 电子文件的形成、更改、使用、积累、鉴定、归档及电子 档案的保管过程实施控制。提高公文运转时效，明确公文 承办要求，实施公文管理工作的规范化、制度化，特制定 本制度。
第三条 电子公文传输是指电子公文的生成、发送、接收过程。
第四条 公司综合业务部负责对电子公文传输工作进行指导和检查 第五条 电子公文与相同内容的纸质公文具有同等法定效力。
第六条 电子公文的处理应当符合公司的有关规定。 第二章 电子公文的传输 第七条 公司网络办公系统行文种类分为行政文件、党委文 件、纪委文件、工会文件和团委文件。通过办公系统或电 子邮件传输的正式电子公文，不得同时使用纸质文件下发， 以免造成不必要的麻烦。
第七条 接收电子公文时应当对公文的传输单位、公文的完 整性和体例格式进行审核，确认无误后方可接收下 载，对紧急公文应及时签收办理。对不能正常接收 的电子公文，接收单位应及时与传输单位联系解决。
第八条 发送电子档案时应符合规范按照流程发送 第九条 公司机关各部门、各站点，应设专人掌握电子公文 的收发、分办、传输、存贮、立卷和删除等专门知识和操 作技能，做好电子公文的日常处理工作。其他工作人员亦 应熟练掌握办公系统网络各项功能及文字编辑技能。
第十条 负责办理公文的人员，对经手处理的公文，应事事 有下文，件件有落实，催办有结果，转办要及时，防止积 压误事。 第二章 安全保密 第十条．个人的广讯通密码口令要自主去设定，不要使用 初始密码，以防止他人登录。 第十一条. 传输电子公文的计算机系统要配备必要的病毒 软件，经过公司网络办公系统传输的公文要严防受到病毒 的感染。
第十二条 。在收发文过程中，应当遵守相关的保密规定。
第十二条 未经许可，不得随便代理收发工作，以免造成混 乱。对未登记完毕的文件材料，不得先行使用、阅读。 第四章 电子收文、发文办理 1、 公司机关各部门、及各个站点指定专人负责，每天至 少上午 11:00-11:30 和下午 4:30-5:00 两次开机联网 OA 办公平台。 2、 在查看 OA 办公平台时重点关注信息发布及待办事项查 看信息发布,及时了解公司的动态;查阅待办事项,及时 的处理。领导及时批阅下面发上来的文件。
3、 公司机关各部门、站点应当建立收文登记本，收到电 子公文后及时进行登记。
4、 公司机关各部门所收的电子公文原则上不再打印纸质 文件，各部门接受文件的人员应在本部门计算机上建 立电子公文专用文件夹 ，对所收的电子公文进行保存， 以备查阅。 5、 各个签报处理完后,发送签报人员按收文时间进行收文 登记处理，同时，将其保存至相应文件夹或软盘中以 备查阅。
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