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工作分析指导手册 哈尔滨融智达网络科技有限公司 二零一零年十一月 1 目 录 第一章 工作分析基础知识 ..........................................................................................................4 第二章 部门职能及职务说明书编写方法 ..................................................................................7 附件一：岗位描述动词库 ........................................................................................................... 10 附件二 职务说明书模板 ......................................................................................................... 14 附件三：管理部部门职能 (范例) ............................................................................................... 16 附件四：管理部组织机构示意图（范例） ............................................................................... 17 附件五：管理部职务说明书（范例） ....................................................................................... 18 2 前 言 工作分析与职务说明书的编写，是人力资源管理的基础工作，它可以为人力资 源管理的每一个环节提供基础资料和信息， 所以必须给以高度重视， 按照标准完成。为此，编制了这份指导手册。手册中的第一章是工作分析基础知识,第二章是 部门职能及职务说明书编写方法，必须认真阅读；附件一是职务说明书撰写词库， 供编写职务说明书时查阅使用；附件二是职务说明书模板，也就是标准格式；附件 三是部门职能、部门组织机构、职务说明书的范本，供参考使用。
希望相关人员认真阅读，认真填写，按照规定格式、规定时间，完成部门职能 的编写、部门组织结构的绘制、职务说明书的编写。 3 第一章 工作分析基础知识 一、工作分析的意义 工作分析是指有系统地收集相关工作信息的过程。工作分析又称职务分析，是 将企业中各项工作之内容、责任、性质与员工所应具备的基条件，包括知识、能力 等加以研究分析的过程。
而有系统的工作分析必须依下列项目来进行， 通常称为 「工 作分析公式」 ，即：员工为什么要做？(目的；why)；员工要做什么？(内容；what);
员工谁来做？(责任；who)；所需技能如何？(程度；skill)。换言之，工作分析是 一种在组织内所执行的管理活动，专注于收集、分析、整合工作相关信息，以提供 组织规划与设计、人力资源管理及其它管理机能的基础。
二、工作分析的目的 工作分析的主要目的有以下各项：
1. 工作评价：
工作评价是对组织中各种工作和相应岗位相对重要性或相对价值进 行的评价。它依赖的基础资料就是工作分析的结果：职务说明书。
2. 建立标准：工作分析对各项工作的进行完整描述，通过对各岗位职责、权限的 系统描述， 可以发现错误或重复的工作程序， 以发觉其工作程序所需改进之处。
所以工作分析对简化工作与改善程序有重要意义。
3. 员工选任：职务说明书对完成岗位职责所需要的资格条件做出了明确的界定， 借助这些资料，能够了解哪些职位需要哪些知识或技术，以及如何将适当的人 才安排在适当的职位上。这对人力资源部门选拔或任用员工有指导意义。
4. 培训：
有效的培训计划需要有关工作的详细资料， 职务说明书中的职责、 权限、 任职资格等信息可提供培训计划所需要的资料；特别是依据任职资格的规定， 可以方便地了解哪些人符合岗位资格要求，哪些人不符合，哪些方面不符合， 应该做什么培训等等。
5. 绩效评估：通过各岗位工作分析的过程与结果，使部属与主管明确知道彼此工 作内容与目标，作为绩效考核依据之标准及修正的基础。
6. 通过工作分析对各部门、岗位的工作职责进行确认和划分，为今后顺畅经营管 理工作奠定基础。 7. 依据工作内容、及考核标准建立公平性与激励性的薪资制度。 三、工作分析的方法 4 进行工作分析的方法，一般而言，有观察法、面谈法、问卷法、工作日志法、 计量分析法及综合法等，说明如下表一所示： 表一 方法名称 观察法 面谈法 工作分析方法 问卷调查法 特殊事件法 工作日志法 计量分析法 实作法 综合法 内容说明 观察法即是实地观察工作的技术及工作流程之方法。
当工作分析人员实 际分析时，应将工作分析表式样牢记，以便详细纪录所需分析的项目。
面谈法是获取工作资料的通用方法。
有三种面谈的形式可用来收集工作 分析资料：个别面谈、集体面谈、管理人员面谈。集体面谈法是在一群 员工从事同样工作的情况下使用， 通常会邀请其主管也出席， 如果其主 管未曾出席的话， 也应找个别的机会将收集到的资料跟其主管谈论。
主 管面谈法是找一个或多个主管面谈，这些主管对于该工作有相当的了 解。
通常被人们认为是最快捷而最省时间的方法。
最首要的事情在于决定问 卷的结构性程度以及应该包含那些问题。
在一种极端的情形里， 有些问 卷是非常结构化的，里面有数以百计的工作职责，例如「需要多久时间 的经验才足以担任本职务」 。在另一个极端情形里面，问卷的问题型式 非常开放，例如「请叙述你的工作中的主要职责」 。在实务上，最好的 问卷介于这两种极端情形中间，既有结构性问题，也有开放性的问题。
特殊事件法是记录工作中特别有效或无效的员工行为， 当记录数量够多 时，即可提供相当讯息。
工作日志法乃分析人员要求员工逐日记载所有的工作活动及花费的时 间，以实际了解工作的状况。若能接着跟工作者及其上司面谈，则效果 更佳。
计量分析法主要在于决定一项工作价值及职位高低， 一般常用的有职位 分析问卷法、劳工部分析法、职能工作分析法。
实作法为分析者实际参与工作以了解工作。
综合法是以上所说明的各种方法中， 任何两种以上的方法合并使用而搜 集信息的方法。
因为任何方法均有其优缺点， 所以依据所需工作数据与 资料内容及数量分析人员选择以上各种方法加以综合应用， 可以获得最 佳的结果。 四、工作分析的结果 透过工作分析程序所得到的资料结果， 可做成职务说明书， 大致分成两大部分， 一为职责、权限，一为任职资格，前者说明了工作之性质、职责及工作权限等，后 者则是着重描写工作所需的个人特性，包含工作所需的知识、技能、体力及能力等 条件，这些都是人力资源管理的基础(如图一所示)。 5 图一：工作分析功能图 工作分析 工作职责权限 ·工作目的 ·主要工作项目 ·工作条件 ·工作权限 任职资格 ·知识 ·技术 ·能力 ·个人特质 ·兴趣 ·偏好 其它人力资源活动 ·招募 ·遴选 ·训练 ·绩效管理 ·薪资 6 第二章 部门职能及职务说明书编写方法 一、部门职能编写要求 1. 部门使命：反映部门在公司中存在的价值。
2. 部门主要职责：反映为实现部门使命所开展的主要活动。
3. 兼管职责：不属于部门主要职责，临时由部门代管。
二、 应避免的问题 1. 部门使命空、大，对部门职责的简单堆积或罗列。
2. 部门主要职责过细，将一项职责分为几项职责描述。
3. 职责之间相互包含。
四、 职务说明书的编写 1．工作职责：该职位的任职者花费大部分时间和精力所从事的主要工作活动和任 务，工作职责一般不超过8-10条。
2．工作职责撰写所需要的动词词库（见附件一） 。
3. 工作权限的撰写方法 ■人事权限：
分为人员使用、考核、薪资分配、请假、休假等事务处理四类。
■财务权限：分为与业务有关的财务权限（如后勤部门的物资采购）和为支 持业务的开展设计的权限（如差旅费、业务招待费的报销等） ；是决定 权还是审核权。
■业务权限：行使本职工作所必须具备的业务方面的权力资源。
4. 重要工作关系的撰写方法 ■描述任职者在组织结构中所处的位置。
■描述任职者与其他部门及组织外部发生联系的情况。
5．任职资格的撰写方法 ■描述该岗位的任职者能够胜任工作的最低限度的必不可少的要求。
■主要包括知识技能、教育背景、专业证书、工作经验及相关培训、身体素 质等。
五、 职务说明书撰写几个难点问题及注意事项 “职责”编写要求和方法如下： 7 1．将本部门的职能分配到各个相关岗位，参考以下原则：
* * * * * * * 工作职责80%以上发生重叠，可以认为是同一个职位； 每个职位只需撰写一份职务说明书； 占工作内容5%以下的工作职责可不必填写 工作职责最好不超过8-10条。
无遗漏：该部门的所有职能都要有岗位承担； 无重叠：原则上每一个“专有职能”只能有一个岗位负直接责任，其他岗 位可以负协作配合责任； 处理好“专有职能”和“共有职能”的关系。有些职能，只能有一个岗位 负责， 这种职能是 “专有职能” ， 大部分职能都应该是专有职能； 有些职能， 几个岗位都有义务承担，例如， “XXX信息的反馈” ，这种职能就属于共有职 能； 2. 疑难问题解答：
* 问：同一个事情，几个岗位都有责任怎么办？ 答：同一个事情，可能同时有几个岗位都有责任，但是，所负责任的方式 不同。直接操作者负直接责任，直接领导岗位负领导责任，协作者负协作 责任，这就要求用准确的词汇进行描述。例如，对培训工作，人力资源部 经理的职责中规定 “负责公司员工年度培训规划方案的拟订、 报批、 贯彻、 执行” （这是直接责任） ； “负责对具体培训方案的审批，培训实施的检查、 指导与监督” （这是领导责任） ；培训主管的职责中规定“根据公司年度培 训规划和具体培训需求， 拟订具体培训方案并报批执行……” （这是直接责 任） ；办公室有关岗位职责中规定“配合人力资源部落实培训地点、通知有 关人员等……” （这是协作配合责任） 。具体所用的动词及其含义见“职务 说明书标准格式” ； * 问：部门经理的职责与部门的职能基本上是一样的，在编写时怎么处理？ 答：部门经理的职责肯定与部门的职能相似。但是，不能把部门职能直接 作为部门经理的职责。例如，在部门职能中，关于培训的表术为“负责公 司人力资源的培训工作” ，人力资源部经理的职责中当然也要有培训职责， 但是，具体担负的责任是不同的。有的是直接责任，例如“负责拟订公司 人力资源培训规划方案并报批执行” ；有的是领导责任，例如“负责对具体 培训方案的审批，培训实施的检查、指导与监督” 。
* 各岗位权限应该如何写？ 8 权限主要从人事权限、财务权限、业务权限几个方面编写。程序一般是从 上到下，逐级分权。
* 岗位任职资格如何编写？ 岗位任职资格，是根据岗位的工作特点确定的胜任者素质条件底线。这也 是一个基础性工作。一般需要部门经理、主管根据工作需要确定。
职务说明书模版（见附件二） 部门职能范本 （见附件三） 部门组织机构范本（见附件四） 职务说明书范本 （见附件五） 9 附件一：岗位描述动词库 管理类动词 分析 任命 安排 整合 指派 审核 结束 协作 比较 引导 协商 控制 协调 纠正 通告 创造 委派 确定 指导 评估 评价 检查 提升 促进、协调 归档 跟踪 通知 发起 检查 解释 发布 监控 谈判 创办 计划 分成要素并且认真检查。
正式任命 准备一项活动，赋予正确的次序。
把不同来源的信息（或其它资源）收集或集合在一起。
指定或任命其他人完成某项任务或职责。
以查证核实为目的的检查。
一个事件形成结论。
与其他人共同工作。
以发现共同或不同之处为目的的检查。
指导完成… 同别人商议或交换观点 确保行动与计划保持一致，或达成预想结果。
调节或联合其他人的行动以达成目标。
建立正确的；调节…符合标准。
通过文字来沟通。
富于想象地建立。
委任另一个人去执行任务或行使职责，同时可能附带相应的权力。
决定；最终地或权威性地决定。
通过建立目标、政策、制度、方法和标准来支配工作运行。
进行粗略地评价。
确定…意义、重要性、有效性或价值。
现场查验。
促进发展。
使…更容易。
用系统方式安排。
为了检查或确保工作进展进行紧密地追踪。
确保知道。
开始、引起。
为使之更适宜而进行批评性地分析。
给出含意。
正式的分发散布。
为特定的目的进行监视、观察或检查。
为达成一致与其他人协商。
开始；发起。
设计或安排一系列行动实现。 10 预防 防止 咨询 发表 回顾 安排 选择 签署 研究 监督 测试 训练 核实 提供一个意见。
避免事件发生，采取抵制的措施。
提供指导。
使自由；准许…被分发。
事后考虑；再检查。
制定时间表。
在几个方案中挑选一个。
以签名的形式正式批准文件。
仔细调查。
亲自视察、检查、指导其他人工作以达到某种绩效标准。
批评性地检查、观测或评估。
教、示范或指导其他人以产生预定的标准。
确认真实性；证实。 11 执行类动词 建议 建议行动步骤；提供基于专业知识的广博的意见。
分析 分成要素并且认真检查。
运用 为达到一定目的去利用。
参加 在场。
计算 数学计算。
检查 检验，与原始资料进行比较。
传播 发送一个文件从一个人到另一个人。
编码 用符号代表词汇。
协作 与其他人共同工作。
收集 聚集 比较 以发现共同或不同之处为目的的检查。
遵守 依据通知行动。
完成 结束…，或完全实现… 估计 测算或用数学方法计算 协商 同别人商议或交换观点 整合 联合在一起。
咨询 寻找其他的建议；提供专业建议。
联系 与…沟通。
转变 改变事物的自然属性。
拷贝 复制一个副本。
商议 建议；与…商量。
创造 富于想象地建立。
分发 送到选定的接受者/目的地。
传播 分散信息或观点。
分发 发送给适当的目标。
起草 准备初步的文件。
确保 保证（assures：向某人保证某事将被做） 建立 使变为现实。
执行 达成结果。
供应 提供所需要的。
贯彻 执行计划或程序。
调查 通过近距离的考查和系统的质询进行观察或研究。
维护 保持现有的状态。
谈判 为达成一致与其他人协商。
通报 使人知道。
获得 得到。
运转 运行一套设备。 12 创办 开始；发起。
参与 参加 履行 完成或执行某行动。
筹备 为特定的目的进行准备。
预防 提供一个意见。
防止 避免事件发生，采取抵制的措施。
处理 按照规定的过程进行操作。
取得 得到。
提供 供给所需要的。
收到 接受；获得。
推荐 建议一个行动方案。
记录 登记；写下。
报告 给出…的说明；提供信息或数据。
调查 借助于细致的调研来获取细节信息。
回顾 事后考虑；再检查。
安排 制定时间表。
保管 占有。
选择 在几个方案中挑选一个。
发送 通过多种渠道分派；转移。
说明 详细表述，或明确的命名。
研究 仔细调查。
呈报 呈现给他人以求其决定或判断。
补充 加到…。
列表 用表格方式书写信息；建立一个表格。
总计 所有项加起来。
转录 在不改变属性的情况下，把数据从一种表现形式转为另一种表现形式。
翻译 转换一种语言到另一种语言，或一种专业术语到另一种专业术语。
传达 发送信息从一个人到另一个人。
更新 保持最近的、最新的。
利用 使用。
书写 在纸上记录文字。 13 附件二 职务说明书模板 职位名称 直属上级 编 制 人 一、在组织中的位置 编 号 下级人数 编制时间 所属部门 工资序列 批 准 人 二、岗位职责 序号 职责描述 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 三、职位权限 业务权限 财务权限 人事权限 四、协作单位 部门间 公司外 五、工作特征 工作地点 办公室□ 工厂□ 出差:经常□较经常□偶尔□从不□ 工作时间 常规白班 □ 三班倒 □ 不定时 □ 14 六、任职资格 学历要求 最佳学历：
最低学历：
专业要求 必备资格证书 领导决策能力 □ 分析判断能力 □ 组织协调能力 □ 统筹规划能力□ 沟通 能力素质 协调能力 □ 语言表达能力 □ 文字表达能力 □ 理解执行能力□ 学习成长 能力 □ 开拓创新能力 □ 社会活动能力 □ 数字处理能力□ 基本技能要求 计算机：
外 语：
其 它： 工作经验 15 附件三：管理部部门职能 (范例) 1. 负责人力资源战略及规划方案的拟订、执行、督导，保证公司整体发展战略在 人力资源管理系统的贯彻、落实； 2. 3. 4. 负责人力资源管理和行政管理制度的拟订、报批、执行、督导、检查、维护； 负责组织机构设计、岗位设置及人员配置规划的拟订、报批、执行和落实； 负责招聘管理: 拟制年度招聘计划及预算，组织实施并进行效果评估 ;执行招 聘、甄选、面试、选择流程，提供选拔录用咨询与建议;开发或提供人员选拔 工具和方法,建立后备人才选拔方案和人才储备机制。 5. 负责绩效管理: 建立并维持科学公正有效的绩效管理体系 ,根据绩效考核结果， 提出员工的奖惩、培训建议。
6. 负责编制公司年度薪资福利计划,结合人事异动、考勤和绩效考核结果，提出 薪资的调整建议、激励机制的拟订、报批、实施、修改。
7. 负责培训开发与管理:需求的调查,计划的制定实施,效果的评估,培训的考核。 8． 负责员工的职业生涯规划与辅导。
9. 负责企业文化建设和员工活动的规划组织 10. 负责日常行政管理：安全卫生、车辆、资产等行政事物的管理 11. 负责公司不动产的管理，实现房屋出租利润目标。
12．ISO9000品质管理系统的管理及维护。 16 附件四：管理部组织机构示意图（范例） 管理部经理 总务课主管 人力资源课主管 行 政 文 员 1 人 前 台 1 人 采 购 1 人 物 业 管 理 2 人 综 合 事 务 1 人 司 机 2 人 招 聘 绩 效 管 理 1 人 培 训 福 利 管 理 1 人 人 事 管 理 1 人 人 人 17 附件五：管理部职务说明书（范例） 职位名称 管理部经理 编号 直属上级 总经理 下级人数 编制人 编制时间 一、在组织中的位置 13人 所属部门 工资序列 批准人 管理部 总经理 行销处 产品企划处处 财务处 生产企划处 产品服务部 管理部 总务课 人力资源课 二、岗位职责 序号 职责描述 1 负责制定人力资源管理行政管理等规章制度并督促、检查制度的贯彻执 行，保证公司整体发展战略在人力资源管理和行政管理系统的贯彻、落 实。
2 负责组织机构设计、岗位设置及人员配置规划的拟订、报批、执行和落 实。
3 4 5 6 7 8 9 负责组织进行招聘任用管理、绩效管理、薪酬福利管理、培训开发管理。
负责组织员工激励机制的建设。
负责员工关系管理，及时处理公司管理过程中突发问题，代表公司解决 相关争议、纠纷。
负责员工的职业生涯规划与辅导。
负责公司企业文化建设和员工活动的规划。
负责公司日常行政管理和不动产的规划管理。
承担公司ISO9000的管理代表相关工作。
完成领导交办的其它工作。 10 三、职位权限 业务权限 对所属业务有审批权。 18 财务权限 人事权限 四、协作单位 部门间 公司外 五、任职资格 学历要求 专业要求 必备资格证书 能力素质 对部门内预算内经费的使用有审批权。
对部门内人员有考核、使用、调整和奖惩权，任免有建议权。
总经理、一级部门及其下属各部门 政府有关部门、同行单位。
最佳学历：本科 人力资源管理相关专业 无 最低学历：专科 领导决策能力 √ 分析判断能力 √ 组织协调能力 √ 统筹规划能力√ 沟通 协调能力 √ 语言表达能力 √ 文字表达能力 √ 理解执行能力√ 学习成长 能力 √ 开拓创新能力 √ 社会活动能力 √ 数字处理能力□ 基本技能要求 工作经验 计算机：熟悉办公软件及人力资源管理软件 外 语：一般， 其 它：身体健康 从事人力资源管理或相关工作5年以上 19 职位名称 总务课主管 直属上级 管理部经理 编制人 一、在组织中的位置 编号 下级人数 编制时间 人 所属部门 工资序列 批准人 管理部 总经理 行销处 产品企划处 财务处 产品服务部 生产企划处 管理部 处 总务课 人力资源课 二、岗位职责 序号 职责描述 1 协助部门经理组织编制行政管理制度，并贯彻落实。
2 3 4 5 6 7 8 三、职位权限 业务权限 财务权限 人事权限 负责制定总务课工作目标计划，工作标准和流程，并负责实施。
负责公司大楼及公共设施设备的管理、维护。
负责办公用品和固定资产的采购、管理及固定资产维护。
负责车辆的日常管理。
负责维护办公场所及环境的安全卫生。
负责闲置房屋的出租规划、装修、租金收取、租后服务等事项等工作。
完成领导交办的其它工作。
对所属业务有审核权和执行权。
对本课室预算内经费的使用有审核权。
对本课室人员有考核、使用、调整和奖惩建议权。 20 四、协作单位 部门间 公司外 五、任职资格 学历要求 专业要求 必备资格证书 能力素质 公司各部门和所有员工 政府相关单位，物业公司，租户，装修单位。
最佳学历：本科 行政管理相关专业 无 最低学历：专科 领导决策能力 □ 分析判断能力 √ 组织协调能力 √ 统筹规划能力 沟通协 调能力 √ 语言表达能力 √ 文字表达能力 √ 理解执行能力√ 学习成长能 力 √ 开拓创新能力 √ 社会活动能力 √ 数字处理能力 基本技能要求 工作经验 计算机：熟悉办公软件 外 语：一般， 其 它：身体健康 从事行政管理或相关工作3年以上 21 职位名称 行政文员 直属上级 总务课主管 编制人 1 一、在组织中的位置 编号 下级人数 编制时间 所属部门 工资序列 批准人 管理部 总经理 行销处 产品企划处 财务处 生产企划处 产品服务部 管理部 处 总务课 人力资源课 二、岗位职责 序号 职责描述 1 公司电子公告栏、液晶显示屏内容规划、维护。
2 3 4 5 6 7 8 三、职位权限 业务权限 财务权限 人事权限 四、协作单位 部门间 公司外 五、工作特征 工作地点 工作时间 五、任职资格 公司图书登记、管理。
负责公司差旅人员飞机票、火车票的预订。
负责公司办公文具、物品的保管和发放。
公司传真、复印机、员工宿舍的管理 负责公司人员名片、印章的订购与结算； 协助其他行政的工作。
完成上级领导交办的其他工作。
对所负责业务有执行权和建议权。
对预算内经费的使用有申请权。
对个人绩效有自评权和申诉权。
公司各部门和所有员工 邮电局、快件公司 办公室□工厂□ 出差：经常□较经常□偶尔□从不出差□ 常规白班□ 三班倒□ 不定时□ 22 学历要求 专业要求 必备资格证书 能力素质 最佳学历：大专 行政或礼仪相关专业 无 最低学历：中专或高中 领导决策能力 □ 分析判断能力 组织协调能力 统筹规划能力 沟通协调能 力 √ 语言表达能力 √ 文字表达能力 √ 理解执行能力√ 学习成长能力 √ 开拓创新能力 √ 社会活动能力 数字处理能力 基本技能要求 工作经验 计算机：熟悉办公软件 外 语：一般， 其 它：身体健康 从事相关工作1年以上 23
编写程序和规格(详见岗位说明书编写指引) 四,开展工作分析的整体流程 (见流程图) 见流程图) 相关内容 原有岗位的诊断找出问题 工作分析方案,计划制定 工作分析手册编...
网页分析其实是一个很繁杂的内容，需要分析的东西很多。比如说你需要对网页的内容进行分析，包括其页面、事件、站内搜索等，还有不同时段的趋势分析，这些工作要...
第一部分:工作分析概述 一、工作分析定义 二、工作分析目的 三、工作分析流程 工作分析手册目录四、工作分析运用功能 第二部分:组织设计 一、组织设计的内容 1、组织设计... 8)为每一个职能部门的领导者及其部门提供专业的人力资源管理的指导、支持和服务. ...